Özür Sanatı: Bir E-posta ile Özür Dilerim (Ve Demek İstiyorum)

İlan

Herkes bazen berbat olur. Elimizden geldiğince dene, kimse mükemmel değil. Başkasına zarar veren bir hata yaptığınızda, bir özür sunmak uygun olur.

Sık sık şahsen özür dilemeniz gerekse de, bazen e-posta yoluyla özür dediğinizi söyleyebilir veya söyleyebilirsiniz. Bu durumdan en iyi şekilde yararlanmanıza yardımcı olmak için bir e-postada profesyonel olarak özür dilemeye bakacağız.

Uygun Bir Özürün Üç Maddesi

Evrensel bir model olmasa da, özür için genel kabul gören bir standart üç bölüm içerir:

1. kabul ederek yanlış bir şey yaptığınızı.
2. Pişmanlık hissi eylemleriniz ve varlığınız için empatik diğer kişiye nasıl zarar verdiğini anlamak için.
3. tazmin, durumu doğru yaptığınız yer.

Bir e-postada özür dilemenin yollarını ararken bu üç öğenin her birine bakacağız.

Özrünüzü Açma

Gerçek özür hazırlamaya başlamadan önce, yazdığınız kişiye hitap etmelisiniz. Bu, kişiyle olan ilişkinize bağlı olarak büyük ölçüde değişecektir.

Profesyonel bir durumda bir hata yaptığınızı ve patronunuza bir özür e-postası göndermeniz gerektiğini varsayalım. Örnek olarak, projeyi herkes için geciktiren kritik bir görevi zamanında tamamlayamadığınızı söyleyeceğiz.

Bu durumda, uygun bir karşılama “Sevgili [Ad]” olacaktır. Bir arkadaşınızdan özür diliyor olsaydınız, “Merhaba [Ad]” veya “Merhaba [Ad]” gibi bir şey daha uygun olurdu.

E-postanın konu satırını da unutmayın. Birini hatalı hale getirdikten sonra, sizden gelen bir e-postayı görmekten mutlu olmayabilirler. Konu satırına “Lütfen Özürlerimi Kabul Et” veya “Saygılarımla Üzgünüm” gibi bir şey koymak, mesajınızın ne için olduğunu açıkça belirtmenin iyi bir yoludur. Denemeyin e-posta kısaltmalarıyla akıllı ol Akılda kalıcı konu satırları için kullanmanız gereken 15 e-posta kısaltmasıFYI, EOD'a kadar OOO'um. BTW, PRB bu akşam Y / N ile. Bu e-posta kısaltmalarından herhangi birinin ne anlama geldiğine dair bir fikriniz yoksa, bunları inceleyelim ve bunları nasıl kullanabileceğinize bakalım. Daha fazla oku .

Hatanızı Kabul Etme

Artık açılışı tamamladığınıza göre, özürün ilk hayati kısmının zamanı geldi. Burada meydana gelen sorunu açıkça tanımlamanız gerekir. Yaptığınız şeye sahip olun; suçu bir başkasına saptırmaya çalışmayın veya olanlar için mazeret göstermeyin.

İşte bir örnek ne yapmamalı:

Önemli bir son tarihi kaçırdığımı bilsem de, bu benim hatam değil. Paul ile bu projede çalışıyordum ve bana bir sürü ilgisiz soru sorarak zamanımı çok fazla boşa harcadı. Bilgisayarım da hafta boyunca donuyordu ve BT henüz bakamıyordu. Yani hepsi benim yüzümden değil.

Yukarıdakiler doğru olsa bile, iyi bir özür dilemez. Bu bölüm gaftaki sorumluluğunuzu kabul etmelidir.

Böyle bir şey çok daha iyi:

Önemli bir son tarihi kaçırdığımı fark ettim. Bu proje bölümümüz için gerçekten önemliydi ve projeyi zamanında tamamlamama güvendiniz. Bu görevi zamanında tamamlayamamam projenin tamamlanmasını geciktirdiğini biliyorum. Bu ekibimize kötü yansıyor ve bunun için üzgünüm.

Burada, önemsizleştirmeye veya saptırmaya çalışmadan yanlış yaptığınızı açıkça ortaya koydunuz.

Yaptıklarınız İçin Pişmanlığı İfade Etme

Artık hatanızı açıkça ortaya koyduğunuza göre, olanlar için çekişme göstermeniz gerekiyor. Yaptığınız şeyin diğer kişiye acı, hayal kırıklığı ve diğer olumsuz duygulara neden olduğunu unutmayın.

Durum hakkında pişmanlık duyduğunuzu açıkça gösterin. Kendinizi onların yerine koymaya çalışın ve eylemlerinizin kendilerini nasıl hissettirdiğini anlamaya çalışın. Burada davranışınız için bir açıklama sunmayın. Bir özürün amacı, başından beri haklı olduğunu kanıtlamak için değil, kırık bir ilişkiyi tamir etmektir.

İşte özürün bu kısmını çerçevelemeye bir örnek:

Yükümlülüklerimi yerine getirmediğim ve bana emanet ettiğin görevi zamanında yerine getirmediğim için içtenlikle özür dilemek istiyorum. Bu başarısızlığın mazereti yoktur. Ekibimi hayal kırıklığına uğrattığımı bilmekten hoşlanmıyorum ve bunun müşteri ile buluştuğunuzda utanmanıza neden olduğu konusunda kendimi korkunç hissediyorum.

Empatiyi ifade etmek özür için özgünlük kazandırır. Bir an için perspektifinizi unutmanıza ve başka birinin neyle uğraştığına bakmanıza yardımcı olur.

Doğru Yapmak

Kelimeler önemlidir, ancak eylemler çok daha fazla ağırlık taşır. Söylediklerinizi kastettiğinizi göstermek için, değişiklik yapmanız önemlidir. Harekete geçmek ya durumu doğru hale getirir (mümkünse) ya da aynı hatayı tekrarlamamak için elinizden geleni yapacağınızı gösterir.

Son teslim tarihini kaçırma örneğimize devam edersek, bu özürün iade kısmı olarak kullanılabilir:

Gelecekte, eksik son teslim tarihlerinden kaçınmak için, zamanında bir şey yapamayacağımdan endişe edersem sizinle önceden konuşacağım. Kritik projelerin beni ne kadar sürdüğünün daha fazla farkında olacağım ve işlerinin yapılmasını sağlamak için ofis dışında fazladan saatler ayırmaya hazırım. Bu bir daha olmayacak.

Bazı durumlarda, davranışınızı telafi etmek için ne önereceğinizi bilemeyebilirsiniz. Bu durumda, “Bunu düzeltmek için ne yapabilirim?” Diye sorabilirsiniz.

En önemlisi, aynı sorunun tekrarlanmasını önlemek için gelecekte nasıl farklı hareket edeceğinizi göstermektir.

Özrünüzü Kapatma

Şimdi sadece mesajı tamamlamanız gerekiyor. Bu oldukça basit, ancak tonu uygun tuttuğunuzdan emin olun. Özür mesajınızı okuduğu için alıcıya teşekkür etmeli ve iyi dileklerini iletmelisiniz.

Onları daha fazla söylediklerinizi tartışmaya davet etmek de iyi bir fikir olabilir. Bu, samimi ve ek iletişim kutusuna açık olduğunuzu gösterir.

Profesyonel özür e-postanızı kapatmanın bir yolu:

Bunu okuduğunuz için teşekkür ederim. Daha fazla tartışmak istediğiniz bir şey varsa, lütfen üzerinde çalışabilmemiz için benimle iletişime geçin.

İçtenlikle,
[Adınız]

“Saygılarımızla” kullanmak istemiyorsanız, “Saygılarımızla” gibi diğer resmi kapanışlar da işe yarayacaktır.

E-posta Doğru Ortam mı?

Bir e-postada profesyonel olarak özür dilemenin yollarını inceledik. Ancak sizinkini yazmaya başlamadan önce, bir e-postanın özür için doğru araç olup olmadığını düşünmelisiniz.

Özür dilerken e-postanın kesinlikle faydaları vardır. Zaman kısıtlaması olmadığı için düşüncelerinizi net ve doğrudan bir şekilde oluşturabilirsiniz. Hızlı bir özür varsa, e-posta ile kısa bir süre içinde onlarla iletişime geçebilirsiniz. Şahsen özür dilemenin aksine, kendiliğinden olmanıza ve diğer kişinin söylediklerine tepki vermenize gerek yoktur.

Ama hepsi iyi değil. E-posta, yüz yüze (veya telefon görüşmesi) özürden daha az kişiseldir. Şirketinizin kurulumuna bağlı olarak, şahsen görünmeniz mümkün olduğunda e-posta göndermek korkakça gelebilir. Bir ekranın arkasına saklanmayın.

Hataları Düzeltmek için Özür

Doğru özür dilemek değerli bir yaşam becerisidir. Herkes bunu nasıl yapacağını bilmiyor, bu yüzden diğer kişiyi eskisinden daha da sinirli hissetmek kolay. E-postada özür dilerim konusunda bu temel kılavuzu kullanın; onarılmış bir ilişki yolundasınız.

Bir özrün nihai amacının kırık güveni yeniden oluşturmak olduğunu unutmayın. Yanlış bir şey yaptınız ve yukarıdaki üç adım, ona nasıl sahip olduğunuzu ve düzeltirsiniz. Senin hakkında yapma.

Sonra, hakkında daha fazla bilgi edinebilirsiniz profesyonel e-postalar nasıl yazılır Zaman ve Çaba Tasarrufu Sağlayan Profesyonel E-posta Yazmanın 5 YoluZaman kazandıran ve yanıtlar alan profesyonel e-postaların nasıl yazılacağını bilmek bir beceridir. Bu e-posta şablonlarının size yardımcı olmasına izin verin. Daha fazla oku .