E-postalarınızı Yanıtlamak için Meşgul Kişiler Almak için 6 Yol

İlan

Sokakta birisinin yanından geçip merhaba dediğinde, bir merhaba demediklerinde seni nasıl hissettiriyor? Bir onay eksikliğinin bir insanı ne kadar küçük hissettirebileceği şaşırtıcıdır, ancak bir yanıtı teşvik etmek için ne kadar yapabileceğiniz de şaşırtıcıdır. Aynı şey e-postalar için de geçerlidir.

Şimdi ters senaryoyu düşünün. Sokaktan birisini geçiyorsunuz ve kısa bir süreliğine size bakıyorlar, merhaba deyin ve sonra hemen bakın. Merhaba deme ihtimalin ne? Şimdi sizi doğrudan gözlerine bakan, genişçe gülümsediğini ve merhaba dediğini hayal edin - adınızı kullanarak bile! Oranlar, ayni cevap vermeye ilham vermenizden çok daha iyidir.

Aynı şey, e-postalar için de geçerlidir. Yüz ifadeleri veya ses tonu yerine, farklı durumlarda bir dizi kural vardır. bir kişiyi “cevapla” düğmesine basmaya ve cevaplamaya teşvik edecek veya caydıracak e-posta gönderme sen. Bu yazıda, yıllar boyunca öğrendiğim birkaç püf noktasını sizinle paylaşacağım - çok yoğun insanlardan bile e-posta yanıtı alma konusunda başarınızı büyük ölçüde artıracak ipuçları.

Neden Bir Yanıt Gerekiyor?

Birkaç yıl önce iş değiştirdiğimde, insanların son işimden çok daha yoğun olduğu bir şirkette çalışmaya başladım. İnsanların proje işini bitirmek için zamanları yoktu, bu yüzden e-postaları yanıtlamak oldu öncelik verme görevi Gelen Kutunuzu Önceliklendirmeye ve Organize Etmenize Yardımcı Olacak 5 Gmail FiltresiGelen kutularının benimki kadar düzenli olması için her bir kişinin cephaneliğinde hangi filtrelere sahip olması gerekir? İlk beş filtrenizi oluşturmaya başlamanıza yardımcı olmak için buradayım veya ... Daha fazla oku . Kısa süre sonra, e-posta gönderirken belirli bir biçimi ve yaklaşımı izlemezsem, günlerce yanıt alamayabileceğimi öğrendim.

Birine, özellikle de son derece meşgul olan birine e-posta gönderirken yapmanız gereken ilk şey, e-postayla göndermek için kendi nedenlerinizin hızlı bir envanterini almaktır. Meşgulse ve e-postanız yeterince yüksek öncelikli bir sorun değilse, büyük olasılıkla saklanır Yapılacaklar listesinde bir yerde, yalnızca konuya odaklanmak için daha fazla zaman olduğunda ( herşey). Meşgul insanlar e-postaları yönetmekte zorlanırlar. Ne kadar yoğunlarsa, kartlarınızı doğru oynamazsanız yanıt alma olasılığınız o kadar az olur.

Sorunun önemini bir e-postayı gerektirecek kadar gerekçelendirebiliyorsanız, elbette başlayalım.

Soru Sor - Tercihen Onlar Hakkında

2012 yılında Harvard Üniversitesi araştırmacıları kapsamlı çalışma ve hatta beyin taramaları içeriyordu ve insanların aslında kendilerinden bahsetmekten bir “biyokimyasal vızıltı” aldıklarını gördü. Bir kişi ne kadar güçlü olursa - aşırı derecede meşgul olan insanlar da - kendileri hakkında konuşmaktan daha çok hoşlanırlar. Sonuçta, sadece çok fazla söylemek, değil mi?

Bu, e-postanızın içinde kişisel bir sorunun havucunu sallarsanız, temelde kişisel bir yüksekliğe sahip kişi - kendileri hakkında bir şeyler paylaşarak biraz “vızıltı” fırsatı sen. Ve bazı insanlar gerçekten, gerçekten bir sabun kutusuna sahip olma fırsatını seviyorlar. Öyleyse ver onlara.

Sadece üzerinde çalıştıkları bir projenin nasıl gittiğini sorabilirsiniz. Onlara çok yakınsanız ve aile hakkında yeterince sık konuşuyorsanız, ailenin nasıl olduğunu sorun. Herkesin konuştuğu büyük bir oyun varsa - onlara ne düşündüklerini sorun. Onlara size yanıt vermeleri için bir fırsat verin ve iş hakkında çok fazla düşünmekten bir mola verin. Sorunuzu ilk etapta sormak istediğiniz işle ilgili soru ile takip edebilirsiniz, ancak bir fikir istemek, “kendim hakkında konuşabiliyorum” yüksekliğine olan ihtiyacı tetikleyecektir.

Ekstra Bonus: İkinizin de ortak bir özelliğini kullanın. Çocuklar. Beyzbol aşkı. Ne olursa olsun - önce o kişisel bağlantıyı kurun. Kişinin daha sonra kullanmak üzere e-postayı hızlı bir şekilde dosyalama olasılığı daha düşük olacaktır.

Acil bir Konu Satırı Seçin

Meşgul insanlar doğal olarak e-postaları önceliklendirmeye başlar ve bazen bunu yapmak için e-postayı açmazlar. Konu satırına hızlıca bakacaklar. Yani, bu insanlardan hızlı bir yanıt almak istiyorsanız, konu satırının ne kadar önemli olduğunu hayal edebilirsiniz. Bunun nasıl yapılacağıyla ilgili ipuçlarına ihtiyacınız varsa, Aaron’un konu satırını öne çıkar E-posta Mesajınızı Karmaşık Gelen Kutusunda Öne ÇıkarmaSadece birkaç gün sonra yanıtlanması veya daha da unutulması daha önemli olduğunu düşündüğünüz bir e-posta gönderdiniz mi? Verilen, bazen sizin kontrolünüz dışında, ancak yapabileceğiniz şeyler var ... Daha fazla oku dağınık gelen kutusunda.

Sonuç olarak şudur: Hemen bir yanıta ihtiyacınız varsa, konu satırınızın önünde neden “ÖNEMLİ:” veya “ACİL:” yoktur? Bunu yapmakta yanlış olan bir şey yoktur ve bu tür konu satırlarını e-posta gelen kutusunda ilk olarak neye saldıracağının görsel bir göstergesi olarak kullanan meşgul insanlar için gerçekten yararlıdır. Sadece aptalca, önemsiz konularda yapmayın yoksa “kurt ağlayan çocuk” olursunuz ve e-postalarınız sonunda tamamen göz ardı edilir!

Kısa ve güzel tut

Bu makalenin ikiyüzlü davrandığım kısmı. 2000 kelime makalesi yazan adam bize kısa ve tatlı kalmasını söyleyecek mi? Evet. Ben de tam olarak bunu yapacağım. Burada e-postalardan bahsediyoruz ve işte burada Bay Wordy'nin yeni işindeki ilk yılı öğrendiği ders: PILE. Az önce bulduğum bir kısaltma. Kişiler Uzun E-postaları Yoksayıyor anlamına gelir.

Uzun, ayrıntılı e-postalarımı göz ardı eden yaklaşık altı ay sonra yeni bir şey denedim. Sadece konuyu belirten çok, çok kısa e-postalar yazmaya başladım. Fazladan ayrıntı vermedim, ancak e-postaların sonunda istedikleri takdirde daha fazla bilgi vermeyi teklif ettim.

E-postalarımı kaldırmaya başladım. Yeterince kısa olduklarını düşündüğümde, geçip biraz daha kestim. Kendinize sormalısınız, bu çizgi gereksiz mi? İnsanlara ne kadar çok şey bildiğinizi bildirmek için bilgi mi paylaşıyorsunuz - yoksa bu konu için gerçekten önemli değil mi? Kelimeleri kesin. Konuya hızlıca ulaşın. Bunu yapmaya başladığımda yanıt oranının arttığını fark ettim. E-postanızı tek bir satıra indirgeyebiliyorsanız, oranlar oldukça iyidir, hemen yanıt alırsınız.

Rüşvet Ver

Burada dürüst olursak, onların doğası gereği, insanların kendi kendine hizmet eden bir grup olduğunu kabul etmelisin. İnsanlar onlar için “içinde bir şey” olabileceğini gördüklerinde, harekete geçmeye daha fazla mecbur hissederler. E-postanızı "E, bir fincan kahve - üzerimde bunun hakkında konuşabileceğiniz zamanla bana geri dönün!"

Cevap düğmesine basmak için ücretsiz bir fincan kahve mi? Bu iyi bir teşvik. Sorun daha da önemliyse (örneğin, bir şey satmaya veya yeni bir müşteri kazanmaya çalışıyorsanız) devam edin ve öğle yemeği satın almayı teklif edin. Bu küçük yatırım buna değecek. İnsanlar ücretsiz öğle yemeğini sever.

İkinci Bir Tarafı Dahil Edin

Birisine birkaç kez e-posta gönderdiyseniz, yukarıda listelenen tüm taktikleri denediniz ve hala yanıt alamıyorsunuz, o zaman büyük silahları çıkarmanın zamanı geldi. Genellikle bu son iki taktiği e-postaları kronik olarak görmezden gelen kişiler için saklıyorum. İlk “büyük silah” yaklaşımı, durumla ilgili olabilecek birini çekmektir. Bu, patronunuz veya bekletilen projede üzerinde çalışmakta olduğunuz ek bir kişi olabilir, çünkü kişi e-postanızı yanıtlamıyor olabilir.

Bu, birinci, ikinci ve hatta üçüncü e-postada yapmak istediğiniz bir şey değildir. Ancak, açık bir şekilde göz ardı ediyorsanız, bir kibar e-posta daha yazın ve yalnızca ilgili bir kişiyi not edin. Patronunuz gibi daha üstte biri ise ve diğer kişi otorite konumunda olduklarını biliyorsa, hızlı bir şekilde yanıt verir. Yıllar boyunca uğraştığım tüm kronik görmezden, bu “cc” yaklaşımı zamanın yüzde 99'unu yanıtlıyor. Diyaloğu dönüştüren ve aniden daha yüksek bir öncelik haline getiren bir kitleye sahip olmakla ilgili bir şey var.

Sürekli Hatırlatmalar Verme

Shawshank Redemption filmini daha önce izlediyseniz veya Stephen King tarafından yazılmış romanı okuduysanız, Andy Dufresne'nin Devlet Senatosuna her hafta bir mektup gönderdiği ve hapishane için para istediği kısım kütüphane. Birkaç yüz dolar ve bir kitap bağışı aldıktan sonra, Andy haftada iki mektupla postalamaya başlar ve daha da fazla para ister.

Hikayenin amacı, sebatın işe yaramasıdır. Can sıkıcı, ağırlaştırıcı veya tahriş edici olarak adlandırın - ancak gerçekten önemli bir şeye gerçekten ihtiyacınız varsa, sürekli olarak son e-postanızı alıp almadığını kibarca sorma Etkileri. Kişiden, bahsettiğiniz e-postayı aramak için gelen kutularını incelemesini ister veya sizi uzaklaştırmanın tek yolunun e-postanıza yanıt vermek olduğunu fark etmesini sağlar. Bu açıkça son çare çözümü, ama aynı zamanda işe yarayan bir çözüm.

E-postalarınıza daha hızlı yanıt almak için hangi teknikleri kullanıyorsunuz? Sizin için ne işe yarıyor? Aşağıdaki yorum bölümünde kendi ipuçlarınızı ve tavsiyelerinizi paylaşın!

İmaj Kredisi: Bunalmış işadamı (Shutterstock), Konuşma yapmak (Shutterstock), Önemli İşaret (Shutterstock), Noktadan Noktaya (Shutterstock), Noktadan Noktaya (Shutterstock).