İşte İhtiyacınız Olacak En Belirleyici E-posta Sıralama Çözümü

İlan

İster Gmail, Outlook, Google Gelen Kutusu, Yahoo Mail veya başka bir şey kullanın, e-posta e-postadır ve er ya da geç, gelen kutunuz sular altında kalır. Fakat tek bir basit sıralama sistemi asla kontrolden çıktığını ve her zaman iletilerinizin üstünde olduğunu hissetmeyeceksiniz.

Hiç e-posta gelen kutunuza yapılacaklar listesi hileleri uygulamayı denediniz mi? Yaptım. Çoğu zaman işe yaramıyorlar. E-posta ve yapılacaklar listeleri arasındaki fark hakkında anlayamadığımız şey, görevlerin yalnızca sizden bir işlem gerektirmesidir, e-postalar ise insanlarla iletişim kurmakla ilgilidir.

Ancak, popüler bir verimlilik sistemini değiştirmek, e-postaların sürekli telaşını evcilleştirmenin cevabıdır. ABD Başkanı Dwight Eisenhower’ın görevleri sıralama matrisi, doğru şekilde ayarlarsanız, e-postaları sıralamakta da oldukça etkilidir.

E-postalar için Değiştirilmiş Eisenhower Matrisi

Eisenhower Matrisi yapılacaklar listesini dört çeyrekte nasıl sıraladığını, bu da bir sonraki görevi hangi görevi yapması gerektiğini anlamasına yardımcı oldu. Temel matris şöyle görünür ve biz bunu koruyacağız:

Her bir e-postayı bu dört çeyrek bölümden birine sınıflayacaksınız. Çeyrekler bu e-posta ile ne yaptığınızı ve ne zaman harekete geçtiğinizi belirleyeceklerdir. “Gelen kutusu sıfır” ını unutun, biz sadece işleri halletmeye odaklanacağız.

Matrisi Outlook'taki klasörlerle birleştirmek en iyisidir veya gelen kutunuzu evcilleştirmek için Gmail etiketlerini kullanın Gmail Etiketlerini Yeniden Keşfedin ve Sonunda Gelen Kutunuzu DüzenleyinE-posta yüklemesi ile başa çıkmak için birçok püf noktası var, ancak burnunuzun altında kullanamayacağınız bir tane var: eski eski Gmail etiketleri. Daha fazla oku . Böylece her çeyreğin kendi etiket / klasör adı ve belki de kendi rengi olacaktır.

Ne yaparsanız yapın, bu çeyreklerin adını değiştirmeyin. Dolayısıyla klasörleriniz veya etiketleriniz yalnızca şu dört kategoriye sahip olacaktır:

• Önemli ve Acil
• Önemli (Acil Değil)
• Acil (Önemli Değil)
• Önemli de değil Acil

“Acil” Nedir?

“Önemli” nin ne olduğunu belirlemek kolaydır - önceliklerimize bağlı olarak kolayca alabileceğimiz öznel bir çağrıdır. Fakat “acil” zamana dayalı bir hesaplamanın imajını ortaya koyar ve bu insanları atar.

Sakin ol, panik yapma. Burada “acil” ne demek istediğini anlayacak. Tek bir anı bile olmayan yoğun bir gününüz varsa “Acil” yeni bir anlam kazanır. Toplantılarla dolu bir gününüz varsa “Acil” başka bir anlam kazanır. Esnek olmasına izin verin; aslında esnek olması önemlidir.

Birçok üretkenlik uzmanı aslında Eisenhower Matrix'in “acil” sütununa bir zaman sınırı koymaktan hoşlanıyor, ancak yaşamın ve işin zamana dayalı ihtiyaçlarının değişmeye devam etmesi göz önüne alındığında geçerli değil.

“Acil” yi tanımlamak için sihirli bir formül veya belirli bir zaman sınırı yoktur. Gördüğün zaman bileceksin. Anlamak zor bir kelime değil, bu yüzden fazla düşünmeyin.

Basit Olun, “Çeyrek Kurallara” Sahip Olmayın

Bir eylemi kadranınızla ilişkilendirmeye cazip olacaksınız. Örneğin, Tutum’un Bryan Lee sistemi kullanıyor ve her çeyrek için, "Önemli ama Acil Değil" için "Ne zaman yapılacağına karar ver" ve "Acil ancak Önemli Değil" için "Yetkilendir" gibi belirli bir işlem gerçekleştirdi.

Buna diren. Bununla birlikte iki tane sorun var.

İlk olarak, bu “eylem kuralları”, bir e-postayı nasıl etiketlediğinizi saptırır. Şu anda bir e-postayla hareket etmeniz gerektiğini biliyorsanız, ancak bunu yapmak için zamanınız yoksa, beyninizin sizi yanlış sınıflandırma konusunda kandırdığını göreceksiniz.

İkinci olarak, bir çeyrek daire her zaman aynı işleme sahip değildir. Bir görevi devretmek her zaman bir seçenek olmayacaktır. “Acil veya önemli değil”, onu silmeniz gerektiği anlamına gelmez, yine de bu e-postaya daha sonra ihtiyacınız olabilir.

Bunun yerine, Eisenhower’ın matrisine güvenin ve işleri yapma yeteneğinize güvenin. Aşırı karmaşık, aşırı spesifik bir üretkenlik sistemi, üç grevli verimlilik kuralı 3 Grev Sistemi: Yapılacaklar Listenize Nasıl Öncelik Verilir?Yapılacaklar listenizi gözden geçirmiyor musunuz? Sorun üretkenliğiniz olmayabilir, sadece öncelikleriniz olabilir. Yapılacaklar listesine nasıl öncelik verileceğini öğrenelim ve işleri halledelim. Daha fazla oku . Bu çeyreklerin isimleri aslında size bir e-postanın ne hakkında olduğu hakkında iyi bir fikir verir ve buna göre doğru kararı verebilirsiniz.

Bir Altın Kural: Etiketlemeden Devam Etmek Yok

Fikir e-postalarınızı acımasızca sıralayın Her sabah e-posta gönderemiyor musunuz? Bunun yerine bu ritüeli deneyinGününüze başlamak, çoğumuz yapsa bile, e-posta yolu düzenli olarak kaldırılır. Uyandıktan sonra e-postayı kontrol etmek gerçekten çok mu kötü? Daha fazla oku ve bir öz disiplin eylemi içerir - okuduğunuz etiketi etiketlemeden bir sonraki e-postaya geçemezsiniz.

Bu çok önemlidir. Bir e-postayı her açtığınızda, kesinlikle sıralamanız gerekir. Bunu bir çeyrek alanda sınıflandırmamışsanız bir sonraki postayı kontrol etmenize izin vermeyin.

Daha önce tartıştığımız gibi, kötü sıralama veya sıralama verimlilik uygulamanızın çalışmamasının nedeni Yapılacaklar Uygulamanızın Daha Az Verimli Olmasının 5 NedeniYapılacaklar listelerinizden vazgeçmek mi istiyorsunuz? Sorununuz amacınız veya kullandığınız görev planlama uygulaması değil. Sorun, genel olarak yapılacaklar listenizi nasıl kullandığınızdır. Daha fazla oku . Sıralama adımını doğru yapmanız gerekiyor ve sonra her şey yerine oturuyor.

E-postalarınıza Nasıl Saldırılabilirsiniz?

İşte güzelliği: Gelen kutunuz sıralandığında, e-postanızı ne zaman ve nasıl ele almanız gerektiği konusunda pek fazla tavsiyeye ihtiyacınız olmayacak. Acil ve önemli şeyler için, boş zamanınız olduğu anda bunu ele alacaksınız.

Diğer her şey için, ActiveInbox’ın Andy Mitchell’in MakeUseOf’a söylediği gibi E-postalardaki Gelen Kutusu Aşırı Yük ve Yapılacaklar Listeleri ile Nasıl Başa Çıkılır?E-posta sadece iletişim değil, aynı zamanda yapılacaklar listenizi de büyük ölçüde belirler. Gelen kutusunu ActiveInbox'ın kurucusu Andy Mitchell ile üretkenliğimize bağlamak için en iyi ipuçlarından bahsedelim. Daha fazla oku ,

Gününüzdeki düşük enerjili noktaları seçin (öğle yemeğinden sonra uykulu yarım saat gibi) ve yakınlaştırmak için gelen kutunuza bırakın.

Önceden önceliklendirilmişse, yapılması gereken bir öğeyi kaçırmadan işlerin yapılması kolaydır.

Her günün sonunda, akıllı telefon uygulamanızdan olsa bile, sıralanan tüm e-postalarınıza göre hareket edin. Bana güvenin, daha önce öncelik verildikten sonra, aksi takdirde aldığınız sürenin yarısını aşarsınız.

Bu Kolay mı Zor mu?

Şahsen, Eisenhower Matrix yöntemini e-postaları sıralama yöntemini kullandığım en kolay yöntem olarak görüyorum. Aslında gelen kutumu benim için çok daha yönetilebilir hale getirdi ve bu yüzden hiçbir şey kaçırmadım.

Bu sistemin uygulanmasının kolay olduğunu mu düşünüyorsunuz yoksa zor bulabilir misiniz? Bize nedenini söyle!

Resim Kredileri: Hey Paul Studios / Flickr