Verimsiz Toplantılardan Bıktınız mı? Bu 8 Kuralları Patronunuza Gönderin

İlan

Çoğumuz, zamanımızda ve verimliliğimizde bir drenaj toplantısının ne kadar olabileceğini biliyoruz. Ancak bir toplantı iyi organize edilmişse (ve iyi yönetiliyorsa), her katılımcı için üretkenliği, amaç duygusunu ve morali geliştirememesinin bir nedeni yoktur.

Orada çok fazla içerik var toplantılardan neden nefret ediyoruz. Tamamen tahsis edilen zamanın çok ötesine sürüklenen kötü organize edilmiş, görünüşte anlamsız bir toplantı sayesinde Facebook, kaçırılan fırsatlar nedeniyle tam bir hayal kırıklığı anında yazılıyor.

Daha iyi toplantılar yapmak ve herkesin zamanını boşa harcamadığınızdan emin olmak için takip etmeniz gereken bazı kurallar. Güven Bana.

Bir Amacınız Var ve İnsanların Bunu Bildiğinden Emin Olun

Herkesi bir güncelleme yapmak veya inilti için birlikte çağırıyorsanız, bu bir derstir. Bir ders toplantı değildir. Herkesi güncellemeniz, bir e-posta göndermeniz veya aşağıdaki gibi bir takım aracında herkese yayın göndermeniz gerekiyorsa Gevşek hangi grup iletişimini kolaylaştırır

Slack Grup İletişimini Daha Hızlı ve Daha Kolay Hale GetiriyorGrup e-postaları üretkenliği gerçekten öldürebilir. Posta istemcilerini dinlenmeye ve yeni başlatılan Slack gibi işbirliği hizmetlerini kullanma zamanı. Daha fazla oku . Bu herkesin zamanını çok daha iyi kullanacak.

Bir toplantının gerçekten gerekli olduğu bir konumdaysanız (yani, gruba bir şeyler koymanız gerektiğinde, bir şeyler konuşmanız, etrafta fikirler silmeniz vb.), Bunun net bir amacı olduğundan emin olun. Neden herkesi bir araya getiriyorsun?

Kötü amaç:“Neler olup bittiğini herkesin hızlandırması için”.

Daha iyi amaç:“Mart ayı sonuna kadar X360 ürününün başarılı bir lansmanını yapabilmemiz için fikir toplamak, bir program belirlemek ve her ekip üyesine sonraki eylemleri atamak”.

Ve lütfen tüm katılımcıların toplantının gerçekleşmeden önce amacını bildiğinden emin olun. İnsanlar bir toplantının sonuçlarının ne olacağını bilirlerse, hazırlıklı olmaları çok daha muhtemel olacaktır, ve umarım bazı konuları tartışmak yerine tartışmak için düşünmüş oluruz. uçmak.

Net, Yapılandırılmış Bir Gündem Oluşturun

Amacınız varış noktanızdır. Gündem, oraya nasıl gideceğinize dair yol haritanızdır. Bu yol haritası olmadan, toplantılar genellikle kontrolden çıkar, konunun dışına çıkar ve umduğunuz kadar karar verilecek hiçbir yere yakın değildir. Toplantılarınızın konu dışına çıktığını fark ederseniz, bu tartışmalı tartışmayı durdurun ve mümkün olan en kısa sürede tekrar yola çıkarın.

Toplantı gündemlerinizi yapılandırın Toplantı Beklentilerini Kullanarak Kolayca Toplantı Gündemleri Oluşturun [iPad]Hiçbirimiz toplantılara katılmayı dört gözle beklemese de, AgreeDo gibi toplantı planlama işini kolaylaştıran birçok yararlı çevrimiçi ve mobil uygulama var. Tüm başarılı toplantılar başlar ... Daha fazla oku gibi bir ürünü dikkatle kullanmak Toplantı Beklentileri (iPad) veya MyCommittee ve Minutes.io. Gündemdeki her madde için katı bir son tarih belirlerken, bireylere kendilerinden beklenenleri hatırlatır. Birinin toplantıdaki belirli bir tartışmaya katkıda bulunmasını istiyorsanız, onlara bildirin! Örneğin:

Gündem

1. Toplantının amaç bildirimi ve hazırlık- (5 dakika)
2. Son haftalarda lansman sonrası - KPI'larımız nelerdi (Kim bunu rapor edecek). Ne iyi gitti? ne yapmadı (15 dakika)
3. Bir sonraki lansman için nasıl farkındalık yaratabileceğimize dair fikirler (herkes - lütfen toplantıdan önce bazı fikirleri düşünün) - (15 dakika)
4. Bir sonraki toplantıdan önce bu fikirlerden 3 tanesini daha fazla ete karar verin - (10 dakika)
5. Her ekip üyesine sonraki eylemleri atama - (5 dk.)

Herkesin ihtiyaç duydukları şeye sahip olduğundan emin olun

İnsanların hazırlıksız toplantılara gelmeleri nedeniyle her yıl ne kadar zaman harcandığını düşünmekten korkuyorum (bilmemek de dahil) uygun toplantı notları nasıl alınır Tutanakları Çalıştırın: Bir Toplantı Sırasında Etkili Notlar Nasıl AlınırBu, az sayıda insanın mükemmelleştirdiği bir beceridir; mükemmel toplantı dakikaları. Olayların kaydı sizi baş ağrısından kurtarır. Bir toplantıda nasıl etkili dakikalar alacağınız aşağıda açıklanmıştır. Daha fazla oku ). Gündeminizi toplantıdan en az birkaç gün önce tüm katılımcılarla paylaşın, böylece onlardan gerekli olan her şeyi toplayabilirler.

Bir şeyi beraberinde getirmek için belirli bir ekip üyesine ihtiyacınız varsa, bunun ne kadar önemli olduğunu anladıklarından emin olun olduğunu ve (gerekirse) önceden yazdırıldığından emin olmak için, yazıcı. İhtiyacınız olan son şey, katılımcıların kendilerini mazur göstermesi - “Üzgünüm, hazırlanma şansım olmadı. Gelecek hafta hazır olacağım“. Bu kimseye yardımcı olmaz.

Uzaktan çalışan kişilerle bir toplantı yapıyorsanız, önce ayrıntılı “Çevrimiçi Toplantı Kılavuzu Çevrimiçi Toplantı Kılavuzu: Yazılım ve StratejiModern video konferans servislerinin kullanımı kolaydır ve bilgisayar veya akıllı telefonu olan neredeyse herkes tarafından kullanılabilir. İnternet üzerinden insanlarla bağlantı kurma ve onlarla tanışma yeteneği, artık coğrafi konumla sınırlı olmadığımız anlamına gelir. Daha fazla oku ”Artı, herkesin hangi konferans aracını kullanmaya karar verdiğinizi bilmesini sağlayın. Toplantıdan önce insanlardan mikrofonlarını, web kameralarını kontrol etmelerini ve benzer şeyler için gerekli olabilecek herhangi bir eklentinin yüklü olduğundan emin olmalarını isteyin Google+ Videoyla Sohbetler Google Hangouts ile Etkili Toplantılar Planlama ve Düzenleme İpuçlarıGünümüzün İnternet teknolojisi sayesinde, çevrimiçi toplantılar düzenlemek, özellikle onları önceden planlayıp zaman kazandıran araçlardan faydalanırsanız, hem verimli hem de uygun maliyetli olabilir. Son birkaç aydır çevrimiçi toplantılara katıldım ... Daha fazla oku .

Yalnızca İhtiyacı Olan Kişileri Davet Edin

Tüm takımı kendinizi büyük patron gibi hissetmeye davet etmeyin. Sadece ihtiyacınız olan kişileri davet edin. Yani, toplantının amacına ulaşmanıza yardımcı olacak pozisyonda olan insanlar. Diğer herkes daha sonra toplantının tutanaklarını okuyarak veya iş arkadaşlarıyla daha uygun bir zamanda sohbet ederek güncellenebilir.

Ayrıntılı Dakika Tutanak

Gibi bir ürün kullanın Agreedo (ücretsiz) - ayrıntılı dakika tut Agreedo: İş Toplantı Tutanağınızı Ücretsiz Olarak Yazın ve YönetinBirkaç hafta boyunca, toplantı tutanaklarını saklamamı ve saklamamı sağlayacak, kullanımı kolay bir web sitesi veya uygulama arıyordum. Geleneksel metin belgesi yaklaşımı artık verimli değil ... Daha fazla oku güvenilir bir şekilde geri dönebilir ve aslında anlama. Bu araç, klavye kısayollarını kullanarak ayrıntılı dakikalar almanızı, toplantı sonuçlarını (tamamlanan görevler gibi) izlemenizi ve bu dakikaları ekibinizle hızlı ve kolay bir şekilde paylaşmanızı sağlar. Bir iPad kullanıyorsanız, Dakika tutucu (7,99 ABD doları) için profesyonel toplantı raporları MinuteTaker ve Toplantılar Profesyonel iPad Dakika Raporları Oluşturmanıza Yardımcı OlurWeb üzerinden toplantı planlamak ve tutmak için bazı ipuçları sağladığım ücretsiz çevrimiçi MakeUseOf Çevrimiçi Toplantı Kılavuzumda, birkaç dakika da uygulama alarak başvurdum. Çok azımız olsa da ... Daha fazla oku .

İnsanlar bu dakikaları okuduklarında, neyin tartışıldığını ve neyin tartışıldığının ana noktalarını / özetlerini bildiklerinden emin olun. karar vermelerinin yanı sıra, kendilerinin ne yapmaları gerektiğini bilmek için bu belgeye hızlı bir şekilde geri dönebilmeye karar verildi Sonraki.

Dışlama Her Zaman Dahil Olmaktan Daha İyi Değildir

Biliyorum (sadece) sadece gerçekten ihtiyaç duyan insanların bir toplantıya katılması gerektiğini söylemiştim, ama sık sık herkesi, etrafınızdaki fikirleri sektirebileceğiniz, neyin geliştirilebileceği hakkında konuşabileceğiniz daha gayri resmi bir reçel oturumu için dahil edin organizasyon.

Bunu daha güçlü bir ekip oluşturmak için bir fırsat olarak kullanın. Bunu bir yemek veya bira üzerinde yapın. Bazı lezzetli yiyecekleri ofise getirin ve herkesin günde bir veya iki saatini almasını sağlayın şirkette bazı iyileştirmeler yapmak için birlikte çalışırken bütün. Yine, bir amacı ve bir gündemi var, ama bu tür bir araya gelmeyi daha gayri resmi, daha az yapılandırılmış, ancak yine de "Kuruluşu daha verimli hale getirme" veya "Nasıl yapabileceğimize ilişkin fikirler" gibi genel bir temayla çeşitlendirmek".

Temizle ‘Sonraki Eylem Öğeleri Ata”

Toplantıyı bitirmeden önce, odadaki herkesin bir sonraki adımda yapmaları gereken kesin eylemi ve zaman çizelgesini bildiğinden emin olun. Bu harika kitabında David Allen tarafından gerçekten zorlanan bir numara ‘İşleri yoluna koymak‘. Kimin üzerinde çalıştığı proje ne olursa olsun, bu projenin ilerlemesini sağlamak için atılması gereken net bir sonraki adım olduğundan emin olun.

Tekrarlamak gerekirse, bunun yalnızca 'ASAP' yapılması gereken geniş bir fikir değil, kesin bir son tarihe sahip belirli bir eylem (veya eylemler kümesi) olması gerekir. Örneğin

Sonraki kötü işlem:“Geçen ayki lansmanı özetleyin”.

Bir sonraki adım daha iyi:“Genel lansman döneminden itibaren KPI'larımızı gösteren bir e-tabloyu (birkaç yararlı grafikle) bir araya getirin. Bunu lansman ekibiyle paylaşın ve lansmanın nasıl geçtiğini açıklayan kısa bir e-posta gönderin. Lütfen bunu Perşembe gününe kadar yapın ”.

Geribildirim İsteyin

Birçok kişi 'üstlerini' veya meslektaşlarını eleştirmekten çekinir, bu nedenle her toplantıdan sonra insanlardan çevrimiçi bir form aracılığıyla anonim geri bildirim bırakmalarını isteyin (bir ücretsiz çevrimiçi anket araçları Herkesin Söylediği: Etkili Çevrimiçi Anketler için 5 Ücretsiz AraçBir süredir hangi anket hizmetini kullanacağınız konusunda fazla seçeneğiniz olmazdı, ancak bugünlerde aralarından seçim yapabileceğiniz çok şey var. Hangisi sizin için en iyisi? Daha fazla oku buraya). İnsanların toplantı hakkında ne düşündüğünü öğrenin - çok mu uzun sürdü? Onlar için yararlı oldu mu? Görüşleri dinlendi mi? Bir dahaki sefere toplantı nasıl geliştirilebilir?

Aldığınız geri bildirim ne olursa olsun, görmezden gelmediğinizden emin olun. İlgili herkes için iyi çalıştıklarından emin olmak için toplantılarınızı geliştirin.

Genel olarak, toplantılarınızın iyi hazırlandığından ve iyi yürütüldüğünden emin olmak için bu basit kuralları izleyerek, herkesin hayal kırıklığına uğratmasını sağlarken, toplantılarınızın süresini kısaltmak ve toplantılarınızın verimliliğini artırmak Asgari!

Ya sen? Toplantılarınız daha çok böyle yapıldıysa daha etkili olacağını düşünüyor musunuz?

İmaj Kredisi: Woodleywonderworks, takım toplantısı, Flickr aracılığıyla