Gmail Etiketlerini Yeniden Keşfedin ve Sonunda Gelen Kutunuzu Düzenleyin

İlan

Er ya da geç herkesin Gmail gelen kutusu ezici bir karmaşaya dönüşüyor. E-posta yüklemesi ile başa çıkmak için birçok püf noktası var, ancak burnunuzun altında kullanamayacağınız bir tane var: eski güzel Gmail etiketleri.

Etiketler uzun zamandır var, bu yüzden çoğumuz için neredeyse kör noktalar haline geldi. Kuruluşundan beri Gmail kullanıcısıyım, ancak yakın zamana kadar etiket kullanmadım. E-postaya nasıl yaklaştığımı tamamen değiştirdi, sonunda gelen kutumu evcilleştirmeme yardımcı oldu.

Etiketleri başarılı bir şekilde kullanmak, tüm yapılacak iş yönetim sistemleri gibi birkaç temel üretkenlik ilkesine bağlıdır. İşte bana yardımcı olan ve size de yardımcı olabilecek numaralar.

Etiketler Sizi Düşündürmemeli

Etiket uygulamak mekanik olmalıdır; bir etikete dayalı olarak yaptığınız işlem mekanik olmalıdır.

Bu, Gmail'de etiket kullanmanın belki de en önemli parçasıdır. Başlangıçta, uzun bir etiket listesi bulmaya cazip olacaksınız. “Her görev veya e-posta benzersizdir” diyeceksiniz. Bu tuzağa düşmekten kaçının. Ne kadar çok etiketiniz varsa, o kadar çok düşünmenizi sağlar, daha fazla zaman alır. Yapman gerek

karar yorgunluğu ile aktif olarak savaşmak Devam Etmek Çok Zor Göründüğünde Yeni Bir Alışkanlık Nasıl OluşturulurAlışkanlıklar bir gecede oluşmaz. Her yıl büyük değişiklikler gerektiren bu kararları alıyoruz. Yeni bir alışkanlık istiyorsanız, tuzaklara ve bunların üstesinden nasıl geleceğinize hazır olmanız gerekir. Daha fazla oku , etiketlerin böyle olması gerekir.

Mümkün olduğunca az etiketiniz olsun. Her etiket tek bir amaca hizmet etmelidir. Temel kural olarak, bu birincil etiketleri kullanın ve iş gereksinimlerinize özgü beş tane daha ekleyin.

5 Birincil Etiket: Bugün, Tamamlandı, Bekleniyor, Yapılacaklar, Yanıtla

Birkaç gelen kutusu uzmanı önermektedir sabah e-postanızın günlük taramasını yapmak E-posta Bağımlılığını Gelen Kutusu Alışkanlıklarını İzleyerek Nasıl Yeneriz?E-posta günlerinizi kaçırıyor ve bu konuda sinsi. Zamanında kontrolü yeniden kazanabilirsin. Şu anda e-posta göndermeye ne kadar zaman ayırdığınızı belirleyin ve geri çalın. Daha fazla oku , böylece her e-postayla ne yapacağınızı biliyorsunuz. Bu taramayı, yapılacaklar listenizi düzenleyeceğiniz gibi gelen kutunuzu düzenleme zamanı olarak değerlendirin.

sıfırıncı kural yönetimi: Silebilirseniz, silin. Silemediğiniz iletiler için genellikle bu beş ana etiketle kategorilere ayırabilirsiniz:

1. Bugün: Bugün gerçekleştirilecek bir işlem olan tüm e-postalarda bunu işaretleyin. Bir e-postanın Bugün olarak işaretlenmiş olması ve başka bir şey olması iyidir; asıl mesele, bu e-postanın bugünle ilgili olduğunu bilmek.
2. Yapmak: Bir e-postada bugün yapmanız gereken bir proje veya görev varsa, bu etiketle işaretleyin. Kilit nokta: Görevin sadece bu e-postayı yanıtlamaktan daha fazlası olmalıdır. Bunu eşleştirmeyi deneyebilirsiniz Gmail'i Trello benzeri bir görev panosuna dönüştürmek için sıralama Gmail'i Sortd ile Trello Benzeri Bir Görev Panosuna DönüştürünModern iş gücünde, e-postanız genellikle görev listenize dönüşür. Artık Trello tarzı bir organizasyonu yeni bir Chrome uzantısı olan Sortd ile Gmail'den edinebilirsiniz. Daha fazla oku .
3. Cevap: Yanıt gerektiren herhangi bir e-postada bunu işaretleyin. Böylece, e-posta olmayan bir görev içerdiğini ve gün sonuna kadar yanıtlanması gerektiğini belirten bir e-posta “Bugün + Yapılacaklar + Yanıtla” olarak işaretlenebilir.
4. İçin beklemek: Bunu sizin için önemli olan herhangi bir e-postada işaretleyin, ancak başka bir kişinin işlem yapmasını beklemeniz gerekir. Bu numarayı ActiveInbox'ın kurucusundan aldım Andy Mitchell’in e-posta aşırı yüklenmesini yönetme ipuçları E-postalardaki Gelen Kutusu Aşırı Yük ve Yapılacaklar Listeleri ile Nasıl Başa Çıkılır?E-posta sadece iletişim değil, aynı zamanda yapılacaklar listenizi de büyük ölçüde belirler. Gelen kutusunu ActiveInbox'ın kurucusu Andy Mitchell ile üretkenliğimize bağlamak için en iyi ipuçlarından bahsedelim. Daha fazla oku .
5. Bitti: En önemli etiket. Girişinizin artık gerekli olmadığı herhangi bir e-posta, bunu Tamam olarak işaretleyin. Bu kağıt izini tercih ettiğim için e-postaları silme hayranı değilim; ve bir e-postayı arşivliyor olsanız bile, gönderenden gelen bir yanıt onu gelen kutunuza geri getirir. Buna "Bitti!" etiketi - özellikle de Bitti Listesi üretkenlik yönteminin hayranıysanız.

Etiketler Plasebolar Kadar Büyük!

Yeni bir e-posta bildirimi aldığımda ilk içgüdüm açmak, okumak, yanıtlamak veya silmekti. İş akışım için yıkıcıydı. Ancak bu katılımsız bildirim beni rahatsız eder, bu yüzden bunu ele almak için ne yaptığımı kesintiye uğrattım.

Şimdi sadece bir etiket uyguluyorum ve işe geri dönüyorum. Mevcut işim bittiğinde e-postayı daha sonra ele alacağım. Bir etiket uygulamak, aksi takdirde geçireceğim süreyi harcamadan bana e-posta ile etkileşimde bulunma veya bu e-posta adresiyle iletişim kurmanın zihinsel memnuniyetini verir.

Etiketler, gelen e-postalar hakkında zorunlu olarak bir şeyler yapması gerekenler için harika bir plasebodur.

Etiketlere Erişmek, Uygulamak ve Tanımlamak Kolay olmalıdır

Gmail, etiketleri mümkün olduğunca kullanıcı dostu hale getirmek için birçok araca sahiptir. Etiketlerin görünümünü özelleştirmek için biraz zaman harcayın, kullanımınızı artıracaktır.

Adresine git Dişli çark simgesi> Ayarlar> Etiketler tüm etiketlerinizi görmek ve yönetmek için. Burada da tavsiye ederim sol kenar çubuğunda gördüğünüz diğer öğelerin çoğunu gizleme Gmail İki Lab Uzantısını Kullanarak Etiketleri Yeni Sürüme Geçirdi [Haberler] Daha fazla oku , Gönderilmiş Postalar, Taslaklar, Önemli, Kategoriler, Çevreler ve daha fazlası gibi. Etiketleriniz önce görünürse, onları tespit etmek ve e-postalara sürükleyip bırakmak daha kolay hale gelir.

Ayrıca, etiketlerinizin renk kodunu belirleyin. Renkleri seçmek için kenar çubuğundaki herhangi bir etiketteki küçük açılır menüyü tıklayın. Birincil etiketlerinize uygulanan basit renkler, bunları kolayca tanımlamanıza yardımcı olur. “YAPILDI!” İçin yeşil bir etiket kullanıyorum - bakıp bu e-postayla artık uğraşmak zorunda olmadığımı bilmek tatmin edici. Benzer şekilde, “BUGÜN!” her zaman dikkatimi çekecek şekilde parlak kırmızı etiketle.

Uzantı Yok, Fırfır Yok

Etiketlerin güzelliği, Gmail'de yerleşik olmasıdır. Mobil Gmail uygulamasında değil, Chrome'da kullanabileceğiniz herhangi bir RAM çiğneme uzantısına ihtiyacınız yoktur. Gelen kutunuzu her açtığınızda mükemmel çalışır. En iyi üretkenlik sistemleri, yolunuzdan çıkan sistemlerdir ve etiketler budur.

Gmail'de etiketleri daha etkili kullanma hileniz varsa, duymak isteriz! Önerilerinizi yorumlara bırakın veya sorularınızı sorun.

Resim Kredileri: Kahire