Kağıtsız Olma: Artıları, Eksileri ve Dijital Geçici Çözümler

İlan

kağıtsız ofis Gelecek Burada - Bugün Kağıtsız Bir Yaşam Sürme RehberinizKağıtsız - günümüzde oldukça sık kullanılan bir terim. Ama bu ne demek? Ve ne ölçüde uygulanır? Elbette ki ilerlemelere rağmen hepimiz bir dereceye kadar kağıt kullanıyoruz ... Daha fazla oku nihayet yakalanıyor gibi görünüyor. Kısmen bu daha da fazla popüler minimalizm fikri Günlük Yaşamınızda Etkili Minimalist Nasıl Olunur?Giderek daha fazla insan minimalizmi benimsemeyi tercih ediyor. Bazı durumlarda bu, günlük yaşamınızda sinir bozucu hasara yol açabilir. Biraz minimal planlama ile buna gelmek zorunda değildir. Daha fazla oku . Ama hepsi ağaçtan tasarruf sağlayan bir nirvana mı yoksa A4 boyutlarında bir kabus mu?

Artıları ve eksileri araştırılabilir tavsiyeyle birlikte araştırırız, böylece kendi fikrinizi oluşturabilir ve hemen başlayabilirsiniz.

Kağıtsız Bir Ofisin Artıları

Önce kağıda adios demenin avantajlarına bir göz atalım.

Eski Faks Makinesinden Kurtulma

Faks makinesinin arkaik bir aygıta dönüştürülmesine rağmen, hala tırnakları tarafından asılmasında ısrar eden bazıları var. Bunlar, faks makinesi numaralarını kartvizitlerinde belirgin olarak gösteren kişilerdir. Bunlar, "e-posta" adı verilen bir şeyin icat edildiğini kabul edemeyen insanlar ve sonuç olarak, bir faks kağıdı denizi altında boğuluyorlar.

Böyle bir kişi size bir şeyin fakslanması ZORUNDA kesinlikle ısrar ederse, kağıt sıkışmaları ve vicdanınıza düşen ağaçlar ile uğraşmak zorunda kalmadan bunları barındırmanın yolları vardır. Birçok çevrimiçi hizmet size bir “sanal faks numarası” atayabilir ve diğer kişi bu numaraya faks gönderebilir. Faks daha sonra bir e-posta ekine dönüştürülür ve webler üzerinden size gönderilir.

Dezavantajı, bu siteler için ücretsiz planların inanılmaz derecede sınırlayıcı olmasıdır. Herhangi bir iyi hizmet almak için, aylık bir plan için ödeme yapmanız gerekir.

Bakılacaklar arasında şunlar yer alıyor: MaxEmail, MyFax, RingCentral, Faxburner, efax, ve FreeFaxtoEmail.

Tango'ya Daha Fazla Alan Sahip Olmak

Şu anda, 15 yıl öncesine ait belgelerle dolu birkaç kutum var. Sonunda kağıt orijinalleri parçalayabilmem için taranmayı bekleyen ofisimde oturuyorlar. Bu arada, en iyi arkadaşım Procrastinate benimle kalırken, sürekli kutuların üzerinden geçiyorum, kalçalarımı onlara vuruyorum ve genellikle başımı onlara yemin ediyorum.

Sonunda gazeteyi taramaya geldiğimde, bir belge öğütücüden her geçtiğinde büyük bir parçalama partisi ve bir içki alacağım (sonunda, tamamen bacaksız olacağım). Ama gerçekten hayalini kurduğum şey ofisimde çok fazla yer olması. Bu alanı dans etmeye başlamak veya köpeği güreşmek için kullanabilirim. Ve kendime zeminin ne renk olduğunu hatırlat.

Belgeleriniz için depolama alanına çok para harcayan bir şirketseniz, ne kadar tasarruf edeceğinizi, bu belgeleri tarayacağınızı ve tüm partiyi yakacağınızı düşünün. Çalışan morali çatıdan geçecek.

Çevreyi Kendimizden Kurtarmak

En bariz avantaj elbette çevre. Çok fazla ağaç kesiliyor ve Amazon Yağmur Ormanı kısmen kağıt hamuru ve kağıt endüstrisini beslemek için yok oluyor. Bunu yavaşlatmak için yapabileceğimiz her şey yaşadığımız gezegen için iyi bir haber. Çok fazla baskı yapıyoruz ve çok fazla kağıt israf ediliyor. Kağıtsız bir ortama geçerek Doğa Ana için elinizden geleni yapabilirsiniz.

Eğer sen Bir şey yazdırmalı ZORUNLU Web Sayfalarını Yazdırmayla İlgili En İyi İpuçları ve AraçlarKağıtsız kalmaya ne kadar uğraşırsanız çalışın, bazen bu web sayfasını yazdırmanız gerekir. Yol tarifleri, sınıf için bir makale, iş yerinde bir toplantı için bir çalışma kağıdı vb. Olabilir. Gibi... Daha fazla oku kullandığınız kağıt ve mürekkep miktarını en aza indirmenin yolları vardır. Gibi hizmetler PrintWhatYouLike, PrintFriendly, yerdomuzu, ve Baskırtıcı reklamlar gibi bir sayfayı yazdırmadan önce gereksiz öğeleri kaldırmanıza yardımcı olur. Ancak mümkün olan her yerde tarama ve e-posta gönderin.

Kağıt Sonsuza Kadar Sürmez, ancak Dijital Dosyalar

Kağıdın sonsuza dek sürmediği bir hayat gerçeğidir. Magna Carta muhtemelen ilk yazıldığı zamanki kadar taze görünmüyor. Anne Frank’in günlüğü kahverengileşmeye ve kenarlarda kıvrılmaya başlıyor. Yeterli zaman geçtikten sonra kağıt eninde sonunda parçalanmaya başlar.

Başka bir deyişle, bilgileri uzun vadede depolamanın korkunç bir yoludur. Ne zaman kahverengileşeceğinden, yırtılacağından, solmayacağından, kıvrıldığından veya her yere bir fincan kahvenin ne zaman atılacağından asla emin olamazsınız. Ama dijital bir dosya mı? PDF veya TXT gibi popüler bir biçimde saklamanız şartıyla ve düzenli yedekleme yap Her Windows Kullanıcısının Bilmesi Gereken 5 Temel Yedekleme GerçekleriSize yedeklemenizi hatırlatmak ve verilerinizi güvende tutmak için asla yorulmayız. Dosyalarınızı neyi, ne sıklıkta ve nerede yedeklemeniz gerektiğini merak ediyorsanız, doğrudan yanıtlarımız var. Daha fazla oku , ihtiyacınız olduğunda her zaman orada olacaktır. Yirmi ya da otuz yıl içinde, ilk yaptığınız gibi görünmeye devam edecektir.

Çalışanlar Uzaktan Çalışabilir

Kağıtla ilgili sorun, bir ofis ortamında, diğer coğrafi konumlardaki meslektaşlarınızın bir kopyasının olmasını istiyorsanız, bunu salyangoz postasıyla göndermeniz gerektiğidir. Bu zaman alır (postane kaybederse daha da fazla). Birçok durumda zaman, para kaybı, geciken fırsatlar ve artan hayal kırıklığı anlamına gelir.

Dosyalar dijitalleştirilirse, bir şirkette çevrimiçi duruma getirilebilir intranet OcPortal ile Kendi Ev İntranetinizi Hızla KurunTıpkı birçok şirketin çalışanlara sunduğu gibi, aileniz için bir "portal sayfası" olmanın nasıl olabileceğini hiç düşündünüz mü? Merkezi bir web tabanlı depoya sahip olmak uygun olmaz mıydı ... Daha fazla oku veya wiki Sizi Organize Etmek İçin En İyi Kişisel VikisözlerKişisel düzeyde size yardımcı olmak için tasarlanmış wiki yazılımı olsaydı ne olurdu? Herhangi bir şey için kullanabilirsiniz, örneğin romanınızı özetlemek, ev geliştirme projelerini takip etmek veya planlamak ... Daha fazla oku . Veya e-postayla gönderilebilir veya bir bulut depolama klasörüne yerleştirilebilir. Bu, diğer ofisdeki meslektaşların kopyalarını hemen almasını sağlar, beklemeye gerek yoktur. Doküman yüklendiyse bir işbirliği sitesi 10 Saniyede Kullanabileceğiniz 10+ Kayıtsız İşbirliği AraçlarıÇevrimiçi işbirliği, size ve ekibinize hem zamandan hem de paradan tasarruf etmenizi sağlayabilir. Hızlı bir şekilde işbirliği yapmak biraz daha fazla tasarruf sağlayabilir. Bu araçlar siz hazır olduğunuzda kullanıma hazırdır. Kayıt gerekmez. Daha fazla oku Google Dokümanlar veya Dropbox gibi tüm yerlerdeki herkes gerçek zamanlı olarak geri bildirim bırakmaya başlayabilir.

Kağıtsız Bir Ofisin Eksileri

Ama kâğıtsız gitmek her zaman olduğu gibi cennet değildir. Kurtarma teknolojisi!

Her Tarama. Tek. Parça. Nın-nin. Kağıt.

Hemen yarasa, bu tüm girişim hakkında en sinir bozucu şey. Her bir kağıt parçasına oturmak ve taramak için enerji ve eğimi bulmak. Sıkıcı, zaman alıcı ve açıkçası, tekrar tekrar izlemeyi tercih edersiniz Baywatch televizyonda.

Ancak işi biraz daha kolaylaştırmak için yapabileceğiniz bazı şeyler var. İlk olarak, her bir kağıdı inceleyin ve üç desteden birine koyun - kesinlikle tara, belki tara, ve paçavra. paçavra şeyler…. iyi…. parçala ve ondan kurtul.

Muhtemelen, ödenen faturalardan, garantinin uzun süredir tükendiği şeyler için makbuzlardan, kullanım kılavuzlarından (şansınız üreticidir) bir PDF sürümü yükledi Ekipmanınız için bir Kullanım Kılavuzu Bulamıyor musunuz? Bu Uzman Web Sitelerinde AraÖngörü olan titiz bir adam ya bir kullanım kılavuzunu tarar ve bilgisayarında bir yazılım kopyalar ya da genellikle üreticinin sitesinde PDF olarak bulunan bir yazılım arar. Üçüncüsü var ... Daha fazla oku banka mevduat fişleri (ancak ifadeleri DEĞİL), vb. Sadece eleştirel bir göz atın ve “bunu gerçekten korumam gerekiyor mu?“.

Belki Tarama henüz emin olmadığınız ve bir karara varmak istemediğiniz şeyler içindir. Bunları yana tutun.

O zaman bulacaksınız Kesinlikle Tara kazık muhtemelen daha yönetilebilir. Şimdi bilgisayarınızda klasör oluşturun (Vergiler, Sigorta, Maaş bordrolarıvb.) ve bir belgeyi taradığınızda, hemen ilgili klasöre taşıyın ve açıklayıcı bir ad ekleyin.

İşlemi sizin için hızlandırdığını iddia eden uygulamalar var (sonuçlar bence karışık). Evernote'ta Taranabilir, akıllı telefon kameranızı ona doğrulttuğunuzda belgenin kenarlarını algılar. Fotoğraf tarıyorsanız da Photomyne var. Bazıları var Scannable'a iyi alternatifler eğer başka bir şey arıyorsanız. Özellikle ScanBot'u seviyorum Faturaları Tarama, İzleme ve Yönetme için En İyi Makbuz UygulamalarıBu makbuz tarayıcı uygulamaları, kişisel veya iş gereksinimleriniz için her bir faturayı taramanıza, kaydetmenize ve düzenlemenize yardımcı olacaktır. Daha fazla oku .

Her Şeyi Yedeklemeyi Hatırlamak

Ne kadar çok tarama yaparsanız, o kadar önemli hepsini yedekle Windows Yedekleme ve Geri Yükleme KılavuzuFelaketler olur. Verilerinizi kaybetmek istemediğiniz sürece, iyi bir Windows yedekleme rutine ihtiyacınız vardır. Nasıl yedek hazırlayacağınızı ve geri yükleyeceğinizi göstereceğiz. Daha fazla oku . Çünkü bilgisayarınız intihar etmeye veya kendini imha etmeye karar verirse, yedek almamak kesinlikle dosya olmaması anlamına gelir. Ve çoğu durumda, bu, etkisiz bir felaket olabilir (özellikle vergi evraklarını kaybettiyseniz). Deneyimlerime göre birçok şirket, belgelerin bir kopyasını yedek fiyata sunar ve bunu yapmaya karar verebilirsiniz. Ancak yakınlarda veya uzaktan (veya her ikisinde) bir yedekleme çözümünüz varsa geceleri daha kolay uyuyabilirsiniz.

En azından taşınabilir bir sabit sürücünüz olmalıdır (en az 1 terabayt alan edinin). Eğer varsa bir Windows PC Ultimate Windows 10 Veri Yedekleme KılavuzuWindows 10'da bulabileceğimiz her yedekleme, geri yükleme, kurtarma ve onarım seçeneğini özetledik. Basit ipuçlarımızı kullanın ve bir daha asla kayıp veriler için umutsuzluğa kapılmayın! Daha fazla oku , indirin ve kullanın SyncToy, SyncToy: Microsoft'un Basit Yedekleme ve Senkronizasyon Çözümü [Windows]Bilgisayarınızda dosya varsa, yedeklemeniz gerekir. Sade ve basit. Birçoğumuz yedeklemeye aşinayız ve kullanılacak birçok yöntem ve program var. Başka bir yönü ... Daha fazla oku son derece kolay bir yedekleme aracı. Mac kullanıcıları Mac'iniz için En İyi Üçlü Yedekleme Çözümü [Mac OSX]MakeUseOf'un geliştiricisi olarak ve tüm gelirlerini çevrimiçi çalışarak kazanan biri olarak, bilgisayarımın ve verilerimin oldukça önemli olduğunu söylemek doğru. Üretkenlik için mükemmel bir şekilde ... Daha fazla oku Muhtemelen Zaman makinesi Bölümleri ve Zaman Makinesi Sabit Diskinizi Dosyaları Saklamak İçin KullanınMac'inizin sabit sürücüsü küçükse ve Time Machine sabit sürücünüz büyükse, sürücüyü hem yedekleme hem de depolama amacıyla kullanmaya değer olabilir. Daha fazla oku . Ne kullanmaya karar verirseniz verin, dosyalarınızı her gün aynı saatte hatasız olarak yedeklemek için bir tür otomatik sistem kurmanız gerekir.

İdeal olarak, yerinizin su basması veya alev alması ihtimaline karşı uzak bir yedeklemeniz de olmalıdır. Ancak değerli dosyalarınızı buluta göndermeden önce, bunları özel bir klasörde şifrelediğinizden emin olun Gizli Dosyalarınızı Şifrelemek için 5 Etkili AraçŞifreleme araçlarına ve gizliliğimizi korumak için tasarlanmış her şeye her zamankinden daha fazla dikkat etmeliyiz. Doğru araçlarla verilerimizi güvende tutmak kolaydır. Daha fazla oku ilk. WinRAR ve WinZip, dosyaları olabildiğince şifreleyebilir Veracryptve eski selefi, TrueCrypt TrueCrypt Öldü: Windows için 4 Disk Şifreleme AlternatifleriTrueCrypt artık değil, ama neyse ki başka yararlı şifreleme programları da var. Bunlar tam olarak değiştirilemese de, ihtiyaçlarınıza uygun olmalıdır. Daha fazla oku . Bulut olanakları, Dropbox, Google Drive, Box ve SkyDrive'ı içerir.

OCR-Tipi Teknolojisiyle Veritabanı Bulma

Her şeyi taradıktan sonra, tarih ve ay kategorisinde sıralanmış klasörlerin ve alt klasörlerin (ve gerçekten hassas olmak istiyorsanız günlük klasörlerin) rotasına gidebilirsiniz. Ya da ikinci kapı bir çeşit veri tabanı buluyor OCR tipi teknoloji 4 Ücretsiz Çevrimiçi OCR Araçları Ultimate Testine GirdiOCR teknolojisindeki ilerlemeler sayesinde, taranmış PDF belgenizdeki metin ve görüntüleri düzenlenebilir metin formatlarına dönüştürmek daha kolaydır. Birkaç ücretsiz çevrimiçi OCR aracını test ettik, böylece zorunda kalmayacaksınız. Daha fazla oku .

OCR, Optik Karakter Tanıma anlamına gelir ve yazdırılan metni bir sayfada okuyan ve bu metni kopyalanabilir metne dönüştürebilir veya verdiğiniz anahtar kelimelere bağlı olarak sonuçları size döndürebilir o. Bu teknoloji Evernote'u kullanıyor Evernote Nasıl Kullanılır: Resmi Olmayan KılavuzEvernote'u kendi başınıza nasıl kullanacağınızı öğrenmek uzun zaman alıyor. Bu nedenle, size en önemli Evernote özelliklerinden nasıl tam olarak yararlanabileceğinizi göstermek için bu kılavuzu bir araya getirdik. Daha fazla oku ve bu ne Gutenberg Projesi şunları kullanıyor Gutenberg Projesi: Ücretsiz Kitaplardan Daha FazlasıProject Gutenberg gibi (yazma anında) sunulan 45.000'den fazla kitabı olan siteler, hiçbir kitabın gerçekten ortadan kalkmamasını sağlayacaktır. Karanlık edebiyat eserlerini keşfetmek artık her zamankinden daha kolay. Daha fazla oku herkese açık alandaki tüm metinleri e-Kitaplara taramak için. Her iki belgedeki metin ve görüntüler Görüntülerden Metin Çıkarmak için En İyi 5 OCR AracıKağıt topunuz olduğunda, tüm basılı metinleri dijital bir programın tanıyabileceği ve dizine ekleyebileceği bir şeye nasıl dönüştürürsünüz? İyi bir OCR yazılımını yakın tutun. Daha fazla oku bu kelimeyi girdiğinizde arama sonuçlarında bulunabilir, tanınabilir ve size getirilebilir.

Taranan dokümanlarınızı aramak için, ihtiyacınız olanı hemen alabilmenin bir yolunu açıkça bulmanız gerekir. OCR yoluna giderseniz, karar vermelisiniz. Evernote'a yıllık ücret ödeyecek ve hassas belgelerinizde onlara güvenecek misiniz? Yoksa bunun yerine bir şey indirip bilgisayarınızda saklayacaksınız.

Kağıt Uzmanı veya Dijital Sapkın mısınız?

Her şeyin her zaman artıları ve eksileri vardır, ancak bazı insanlar bir con'u diğerlerinden daha fazla tolere edebilir. Yani her şey kabul etmeye hazır olduğunuz şeye iniyor.

Şimdi, her şeyi taramak anlamsız mı ve zaman kaybı mı? Yoksa dijitalleşme geleceğin yolu mu? Ne diyorsun, okuyucular?

Resim Kredileri: Batan işadamı Shutterstock.com üzerinden PixaBay