E-postaları Otomatikleştirmek için Microsoft Word Postaları Nasıl Kullanılır

İlan

Microsoft Word hakkında sevmediğim birçok şey olsa da, bu konuda sevdiğim çok daha fazla şey var. Özellikle, çizim araçlarının ne kadar esnek olduğunu, mektuplar ve özgeçmişler ve en önemlisi, yaptığınız görevlerin çoğunu otomatikleştirmeyi seviyorum sıklıkla. Bu görevlerden biri rapor veya e-posta göndermektir.

Çoğumuz, tüm insan ekibine rapor göndermeniz gereken bir işle karşı karşıyayız. Bunu daha da kötüleştiren şey, her bir kişiye, kendilerine ait belirli bilgilerle ayrı ayrı e-postalar göndermeniz gerektiğidir. Belki de söz konusu konuşmanın% 80 ila% 90'ı aynıdır, ancak kişiye özel% 10 veya% 20'si benzersizdir - bu yüzden kendinizi e-postadan sonra e-posta yazarken saatler geçiriyorsunuz.

Otomatik E-posta Gönderme

Geçmişte, Nasıl yazdım E-posta Raporlarıyla Google Analytics'i Sizin İçin Çalıştırma Daha fazla oku Google Analytics'i, daha sonra patronunuza veya müşterinize aktarabileceğiniz planlanmış raporlar göndermek için otomatikleştirebilirsiniz. Ama bugün size göstereceğim otomasyon şekli biraz farklı. Sizin için verileri üretmek yerine, Word, ilgili kişi hakkındaki ayrıntıları otomatik olarak dolduracaktır. göndermek istediğiniz verileri veya bilgileri hızlı bir şekilde doldurmanıza izin verirken kişi. Bu, e-postayı kişisel ve doğrudan hissettirir, ancak aynı zamanda onlarca veya yüzlerce kişisel, doğrudan e-posta yazarak saatlerce harcamıyorsunuz.

Başlamak için Word'de (örneklerimde Word 2007'dir) “Postalar”Ve ardından“Adres Mektup Birleştirme Başlat.”

Sihirbaz gerekli değildir, ancak güzeldir çünkü yapmanız gereken her şeyi hatırlamanıza yardımcı olur. İlk olarak, genel raporunuz için kullanmak istediğiniz bir şablon seçin.

Word'ün çok iyi stilleri ve düzenleri vardır. Şablonunuzu seçtikten sonra Tamam'ı tıklayın. Artık tüm raporunuz sizin için yazılmıştır, tek yapmanız gereken metni doldurmaktır. Tarih söz konusu olduğunda, belgenin daha sonra her yeniden oluşturduğunuzda her zaman bugünün tarihini kullanması için “bugün” ü seçtiğinizden emin olun.

Bu e-postaları almak için alıcı listenizi seçtiğinizde, mevcut Outlook'unuzu kullanabilirsiniz başka bir yerden dışa aktardığınız mevcut bir kişi listesi veya yeni bir liste oluşturun kişileri.

Örneğimde, geçerli Outlook kişilerimden alıcılar seçtim.

Artık alıcılarınızı seçtiğinize göre, belgeye Kişiler bilgilerinden hangi bilgilerin çıkarılacağını ve otomatik olarak rapora gömüleceğini bildireceksiniz. Bunu, “Birleştirme Alanı Ekle" buton.

Örneğin, bir müşteri için belirli bir web sitesi hakkında bir rapor oluşturuyorum, bu yüzden bu web sitesini İletişim ayrıntılarında tanımladım ve burada Word'e bu URL'yi raporda kullanmasını söylüyorum.

Outlook kullanıyorsanız, Outlook Kişileri'nin söz konusu kişi için istediğiniz bilgileri ekleyebileceğiniz Kullanıcı Alanları sunduğunu unutmayın.

Bu kişi için katıştırmak istediğiniz bilgiler Kişi Listesi alanlarında bulunmadığında yararlıdır.

Microsoft Word Mailings ile ilgili en havalı şey, temelde raporun her kişi için benzersiz olan bölümleri için "doldurma" alanları oluşturmanızdır.

Dolayısıyla, genel mesajı yazarken ve o kişiyle ilgili belirli verilere sahip bir şey yazmanız gereken bir yere geldiğinizde, “kurallar" ve Seç "Doldurun“. Bu, istem sorusunu ve varsayılan bir cevabı tanımlamanızı sağlar. Otomatik belgenizi yüklediğinizde, her alıcı için doldurma alanlarının her birini doldurmanız istenir.

Otomatik postanızı oluşturmayı bitirdiğinizde, belgeniz otomatik olarak bazı alanlardan oluşur alıcının Kişi ayrıntılarını temel alarak doldurun ve diğer alanlar sizin için belirttiğiniz içeriğe göre doldurulacaktır bilgi.

Her belge için, ekranın sağ üst kısmındaki Outlook düğmesini tıklayarak, e-posta raporunu Word'den hızlı bir şekilde gönderebilirsiniz.Eposta gönder”(Veya PDF eki olarak gönder) ve işiniz bitti!

Bu tekniği kullanarak yazışma çalışmalarınızı en az% 50 veya daha fazla azaltabilirsiniz. Ön tarafta, belgenin mükemmel bir şekilde ayarlanması biraz zaman alacaktır, ancak raporu yayınlamanız gereken her hafta veya ay, çaba gösterdiğiniz için çok mutlu olacaksınız.

Microsoft Word Mailings'i deneyin ve nasıl gittiğini bize bildirin. Size zaman kazandırdı mı? Aşağıdaki yorum bölümünde kendi deneyimlerinizi onunla paylaşın!

Resim kredisi: sxc.hu şirketinde clix