Microsoft Outlook'ta E-postalarınızda Patlama

İlan

E-postaların uygun bir iletişim yöntemi olması gerekiyordu, ancak çoğumuz Gelen Kutumuzu anlamaya çalışmaktan çok daha fazla zaman harcıyoruz. Düzgün bir organizasyon olmadan, e-postaların size tasarruf ettiklerinden daha fazla zaman harcadığını görebilirsiniz.

Microsoft’un Outlook'u, bu sorunun hafifletilmesine yardımcı olabilecek bir dizi özellik içerir, ancak birçok kullanıcı bunun farkında değildir. programda gizli olan işlevsellik Outlook'u OneNote Tümleştirmesi ile Proje Yönetim Aracına DönüştürmeOneNote düşündüğünüzden daha fazlasını yapabilir. Outlook için OneNote eklentisini kullanarak Outlook'unuzu yapılacaklar listesini nasıl güçlü bir proje yönetim aracına dönüştüreceğinizi göstereceğiz. Daha fazla oku . Gelen Kutunuzun mümkün olduğunca iyi saklandığından emin olmak için bu işlevsellik parçalarını kullanın, böylece daha önemli konulara odaklanabilirsiniz.

Size Uygun Bir Görünüm Bulun

Bir olmak için ilk adımlardan biri uzman Outlook kullanıcısı Yaygın Hatalardan Kaçınarak Profesyonel Outlook Kullanıcısı Olun

Tipik bir ofis ortamında çalışıyorsanız, posta sisteminin Exchange sever olması ve seçtiğiniz posta istemcisinin Outlook olması olasılığı yüksektir. Outlook'u burada ele aldık ... Daha fazla oku programı iş akışınıza göre düzenliyor. Bugünlerde herkes e-posta kullanıyor, ancak bu hepimizin aynı şekilde yaptığı anlamına gelmiyor. Başka biri için işe yarayan sizin için işe yaramayabilir ve bu nedenle, Outlook'un varsayılan düzenini kullanımınıza en uygun şekilde değiştirmek iyi bir fikirdir.

Şuraya gidin: Görünüm hangi seçeneklerin kullanılabilir olduğunu görmek için Görünümü Değiştir düğmesi içinde Mevcut görünüm bölümünde size birkaç farklı seçenek sunulur, ancak Aranjman ve Yerleşim özelleştirme nitrit cesaret almak için bölüm.

Örneğin, değiştirmek isteyebilirsiniz Mesaj önizlemesi için 3 Satır, herhangi bir zamanda daha az miktarda e-postanın daha ayrıntılı bir önizlemesini sunar. Veya, Okuma panosu için kapalıBu, tek tek e-postaları okumak istediğinizde yeni bir pencere olarak açmak lehine size çok ihtiyaç duyulan bir ekran alanı kazandıracaktır.

Buradaki anahtar, Outlook'u kullanma şeklinize en uygun olanı bulmaktır. İşleri deneyin - umduğunuz kadar iyi çalışmadığını fark ederseniz, bu ayarları varsayılan ayarlarına geri döndürmek kadar kolaydır.

Süreci Otomatikleştirmek için Kurallar Kullanın

Kurallar, e-postalarınızı düzenlemeye yönelik harika bir ilk adımdır, çünkü bir kez hazır olduklarında, gelen kutunuzu kontrol etmeden önce büyük miktarda çalışmayla ilgilenirler. Kurallar'ı kullanmaya başlamak için Ev Outlook'ta sekmesine gidin ve kurallar > Kuralları ve Uyarıları Yönetme.

Buradan, Yeni kural. Sıfırdan başlamak için çeşitli şablonların yanı sıra seçenekler göreceksiniz. Şu an için, sunulan şablonlara sadık kalmak en iyisidir - Kuralı bir sonraki ekranda beğeninize göre özelleştirmek için bolca fırsat olacaktır. Bu gösterinin amaçları doğrultusunda, İletiyi birinden bir klasöre taşıma.

Şimdi, kuralın bir amaca hizmet etmesinin zamanı geldi. Başka bir MakeUseOf yazarından aldığım postaların gönderildiği bir sistem kurmak istiyorum doğrudan bir öncelik klasörüne. Bunu yapmak için, koşullar penceresindeki gönderenin adresindeki belirli kelimelerle. Ardından, aşağıdaki bölümdeki belirli kelimeleri tıklayın - faydalanmak bu nedenle yalnızca siteden bir e-posta hesabından gönderilen e-postalara yanıt verir, ancak açıkçası bu istediğiniz bir şey olabilir - ve ardından tıklayarak makul bir klasör seçin belirtildi ve ona doğru ilerliyoruz.

Ardından, bu Kuralın bir kenara koyduğu mesajlarla ne yapmak istediğinizi seçin ve yapmak isteyip istemediğinizi dikkatlice düşünün daha fazla kural işlemeyi durdur. Etkin olan diğer kurallara bağlı olarak, bu seçeneği işaretli tutmak daha sonra kuruluş sorunlarına neden olabilir. Ardından, istisnalarınızı seçin; Kuralınızı adlandırmaya ve etkinleştirmeye hazır olacaksınız. Oradan, siz kapatana kadar otomatik olarak postanıza göre sıralanır.

Kategorilerle Böl ve Fethet

Kurallar, e-postanızın büyük bir kısmını ele almanın harika bir yolu olsa da, bazı kurumsal görevler insan gözü gerektirir. Kategoriler'in sıkı kullanımı, postaları hızlı ve doğru bir şekilde sınıflandırmanıza olanak tanıyarak bu işlemi kolaylaştırmaya yardımcı olabilir. Kategorilerinizi ayarlamak için Etiketler bölümü Ev Outlook'ta sekmesine gidin ve kategorize > Tüm Kategoriler.

Burada, şu anda yürürlükte olan tüm Kategoriler için bir özet göreceksiniz. Varsayılan olarak basit bir renk sistemini kullanırlar, bu nedenle başlangıç ​​için bu girişleri düzenlemek isteyebilirsiniz. Onları biraz daha kullanışlı hale getirmek için bir Kategoriyi tıklatıp vurgulayın, yeniden adlandırın alacağınız posta türüyle ilgili olarak, posta adresinden hatırlayacağınız bir kısayol tuşu atayın. yıkılmak.

Bu ayarlar uygulandığında, e-postalarınızı aldığınız anda hızlı ve kolay bir şekilde düzenleyebilirsiniz. Gelen Kutunuzdaki belirli bir mesajı vurgulamanız ve uygun kısayolu kullanın Klavye Kısayollarıyla Yalnız GezinmeÇok sayıda klavye kısayolu biliyor olabilirsiniz, ancak fareniz olmadan Windows'da dolaşabileceğinizi biliyor muydunuz? İşte böyle. Daha fazla oku yeni atadığınız. Artık belirli bir Kategori altında etiketlenen tüm iletileri, yalnızca o kategorinin adını Outlook arama çubuğuna girerek görebilirsiniz.

Arama Çubuğunu Kullanın

E-postalarınızı düzenli tutmanın sırrı ileriye dönük planlamadır - vaktinden önce biraz çalışma baş ağrısının daha sonra ortaya çıkmasını önleyebilir. Bununla birlikte, bir e-postanın yoldan saptığı zamanlar vardır ve dikkatle korunan klasörlerinizde veya Kategoriler'de herhangi bir işaret yoktur. Bu durumda, arama çubuğunu aramak akıllıca olur.

Outlook’un arama işlevi, eksiksiz olduğu kadar çeviktir. Gelen Kutunuzun yukarısındaki alana bir arama terimi girin; söz konusu sözcüğün ister konu başlığında, ister e-postanın gövdesinde olsun, bu sözcüğün tüm örneklerini hızlı bir şekilde sunar. Bu, normal yollarla bulamadığınız belirli bir e-postanın belirli bir ayrıntısını hatırlayabiliyorsanız özellikle yararlı olabilir.

Tam bir Gelen Kutusu ile arama hızlarının yavaşlayacağını hatırlamakta fayda var. Çalıştığınız durum buysa, Outlook'un erişebildiği her bir e-posta yerine belirli klasörleri aramaya değer olabilir. Bunu yapmak için, arama çubuğunuzun sağ tarafındaki açılır menüyü kullanarak yerlerinizi daraltın. Daha ayrıntılı ince ayarlar için Hassaslaştırma bölümü Arama sekmesi.

Outlook.com'u kullanmayı unutmayın

Outlook'un çevrimiçi sürümü, Masaüstü sürümünün tüm çan ve ıslıklarına sahip olmayabilir, ancak web tarayıcısı olan herhangi bir cihazdan kolayca erişilebilir olması, gözden kaçmış. Şu anda e-postalarınıza bir an önce erişmeniz gerekiyorsa iş istasyonundan uzakta Outlook'ta Ofis Yanıtlayıcısından Bir E-posta Nasıl Kurulurİki haftalık bir tatili yoğun bir iş hayatıyla birleştirdiğinizde ne olur? Eve döndüğünüzde dev bir projeniz olacak: e-postalar! Bekle - neden bazılarını sizin için otomatikleştirmiyorsunuz? Daha fazla oku , kabul edilebilir bir seçenektir.

Ancak, web tabanlı Outlook için daha fazlası Outlook.com Gelişmiş Kurallar, Geri Alma Özelliği, Satır İçi Yanıt ve Daha Fazlasını AlırŞimdi tüm Outlook.com kullanıcılarına sunmak, e-posta hayatınızı daha kolay hale getirmek için dört yeni özelliktir: sıralama için gelişmiş kurallar, geri alma özelliği, satır içi yanıtlar ve geliştirilmiş sohbet işlevi. Daha fazla oku sadece e-postayı kontrol etmektense. Üzerine tıklayarak Ayarlar dişli ekranınızın sağ üst köşesinde, oldukça kapsamlı bir sete erişebileceksiniz. Seçenekler hareket halindeyken oldukça kullanışlı olabilir. Ayrıca, aynı açılır menü size kurallar ve Kategoriler.

Outlook e-postalarınıza her yerden erişebileceğinizi bilmek, Kural bilgisayarınızdan uzaktayken bile Gelen Kutunuzu inceltmenize yardımcı olur. Düzenli bir işe gidip geliyorsanız, güne başlamadan önce otobüsünüzü veya tren yolculuğunuzu Gelen Kutunuzu değerlendirmek için uygun bir zamana dönüştürmek mümkün olabilir.

E-postalarınızı düzenli tutmak için Outlook'u kullanmak için harika bir ipucunuz var mı? Aşağıdaki yorumlar bölümünde bunu bize bildirin.