Tüm E-postaları Doğru Şekilde Yanıtlama: Satır İçi

İlan

1971'de ilk e-posta bir bilgisayardan diğerine gönderildi. Şimdi, 269 ​​milyar e-posta her gün gönderilir.

Bu e-postaların kaç tanesinin gereksiz olduğunu hayal etmek imkansız. Kaç kişi sadece daha fazla karışıklığa neden olur. Alıcılarının daha fazla dikkatini ve sabrını yakmak.

Ama kesin olan bir şey var: eğer daha fazla insan başlarsa e-postaları etkin bir şekilde yanıtlamak İnsanların Okuyacağı ve Yanıtlayacağı Daha İyi E-posta Yazmanın 5 AracıYazmak herkesin çayı değildir. Ancak harika bir e-posta göndermek için harika bir yazar olmanıza gerek yok. İhtiyacınız olan tek şey kaliteli mesajlar sağlamak için birkaç araçtır. Daha fazla oku , hepimiz gelen kutularımıza daha az sıkı sıkıya bağlı kaldık ve e-posta kaygısı Gmail Gelen Kutusu Anksiyetesinde Nasıl UzmanlaşılırÇok fazla e-posta, çok az zaman. Gmail gelen kutunuzu yönetme konusunda böyle hissediyor musunuz? Gmail gelen kutunuzu düzenlemek ve strese dayanıklı hale getirmek için basit ayarlar ve yardımcı araçlar gösteriyoruz. Daha fazla oku biraz daha zayıflatıcı olur.

Buradaki en belirgin çözüm sadece “satır içi yanıtlama” değil aynı zamanda satır içi yanıtlamadır. uygun şekilde. Satır içi yanıtlama, e-postanızı sıfırdan yazmak yerine e-postanın ana gövdesinde yanıtladığınız yerdir.

Satır içi yanıt, çoğumuzun zaman zaman yaptığı bir şeydir. Ama satır içi cevaplamalıyız Irak daha sık. Ve bu karmaşık e-posta konularını düzenli ve takip edilmesi kolay tutmak için aklımızda birkaç kural göz önünde bulundurmalıyız.

Yanlış E-postaya Yanıt Veriyoruz

Satır içi yanıtlamanın tersi, genellikle "en çok gönderilenler" olarak adlandırılan şeydir. Bu, bir e-postanın yanıtını tıkladığınız ve metin kutusunun en üstüne yazmaya başladığınız yerdir. Bugün e-postanın çoğunluğu böyle oluşur. Ancak, son derece basit e-posta konuşmalarıyla uğraşmıyorsanız, en iyi yayınlar her türlü soruna neden olabilir.

İlk olarak, en çok mesaj gönderirken, orijinal e-postaya başvurmak, aradığınızı bulmak için e-postadan sonra e-posta yoluyla bulaşmayı içeren büyük bir güçlük haline gelir. Daha sonra, bulduklarınızı, bağlamın dışında ve genellikle göze çarpmayan noktaları kaçırmak için yazdığınız e-postaya geri dönmeniz gerekir.

Bazen, bir alıcı e-postanıza tamamen yeni bir e-posta dizisinde yanıt verebilir, yani görüşmeniz artık iki veya daha fazla ayrı dizide gerçekleşir.

GIPHY ile

Bir grup görüşmesindeyseniz, işler daha da karmaşıklaşır. Yanıtların neye, ne zaman ve neye cevap verdiğini kimin takip ettiğini takip etmek şunlar cevaplar neredeyse imkansız bir başarı haline gelir.

Satır İçi Yanıtlama Çözümdür

O zaman en çok mesaj göndermek yerine cevap vermemiz gerekir Çizgide - yani orijinal e-posta iletisinin gövdesi içinde. Outlook ve Apple Mail'de, yanıt geldiğinde orijinal iletiyi görebilirsiniz. Gmail'de, ileti dizisini göstermek için oluşturma ekranının altındaki üç noktaya basmanız yeterlidir.

İpucu: Gmail'deki yanıtınızdan dikey “alıntı” satırını kaldırmak için e-postanın tamamını vurgulayın ve ardından daha az girinti buton.

Satır içi yanıtlama, orijinal e-posta dahil edildiğinden ve söz konusu sohbette aldığınız en son iletiye aranabildiğinden, mesaj yığınları arasında gezinme gereği sorununu çözer. Bu, her şeyin bağlam içinde tutulduğu anlamına gelir.

Ayrıca, diğer kişilerin yanıtlarını toplamak veya yalnızca kendi yanıtlarınızı anlamlı hale getirmek için e-posta snippet'lerini kopyalamak için zaman harcamanıza gerek yoktur. Satır içi yanıtlarla, herkesin istediği zaman başvurabileceği her şey var.

Ve birden fazla kişiyi içeren konular için, kimin ne söylediğini ve kimin cevabında olduğunu ayırt etmek kolaydır (eğer düzgün yapılırsa).

Satır İçi Düzgün Yanıtlama

Çoğu kişi satır içinde yanıt verdiğinde, yanıtlarını yanıtlamak istedikleri metnin yanına yazarlar ve bunu kalın ya da kırmızı yaparlar.

Bu ideal olmaktan uzak. Birisi bir e-postayı düz metin olarak açar açmaz bu biçimlendirmeyi göremez. Ve bir iş parçacığında birkaç kişiden fazla kişi olur olmaz, işler hızla karışabilir.

İşte size hızlı bir rehber uygun şekilde ölçeklenebilir ve karışıklığı en aza indirecek satır içi yanıtlama.

1. Biçimlendirmeye Güvenmeyin

Belirtildiği gibi, bazı durumlarda bir alıcı bir e-postaya eklediğiniz biçimlendirmeyi göremeyebilir (örneğin düz metni tercih edebilir). Birisi renk körü ise, birden fazla renk içeren konuları takip etmekte zorlanabilir.

Elbette, bir e-postayı tararken yanıtların bulunmasını kolaylaştırmak için biçimlendirmeyi kullanın. Ama güvenme yalnızca üstünde.

2. Önsöz Adınızla Yanıtlar

Biçimlendirmeye güvenmek yerine, tüm yanıtlarınızı adınızla ve özellikle organize olmanız gerekiyorsa tarihle önceden ayarlama alışkanlığını edinin. Tüm alıcılardan aynı şeyi yapmasını isteyin.

Şu anda, Gmail'de adınızı manuel olarak yazmaktan başka seçeneğiniz yoktur. Aynı şey, sürekli mülayim Apple Mail uygulaması.

Ancak Outlook kullanıyorsanız, yanıtlarınızı adınızla otomatik olarak önceden yazmanın bir özelliği vardır. Bunu yapmak için şu adrese gidin: Dosya> Seçenekler> Posta. Sonra şuraya git Yanıtlar ve Yönlendir, kontrol et İle önsöz yorumları yazın ve metin kutusuna adınızı yazın. Bir e-postanın gövdesinde yanıt verdiğinizde, adınız otomatik olarak parantez içinde görünür.

Mailbird ayrıca varsayılan olarak bu seçeneğe sahiptir.

3. Satır Sonlarını Kullanın, Lütfen

Satır içi bir yanıt bıraktığınızda, bu, cümlenin ortasına veya paragrafın sonuna eklenmek yerine yeni bir satırda olmalıdır.

Bu, diğer kişilerin yorumlarınızı yanıtlamasını çok daha kolay hale getirir ve her bir nokta etrafında gerçekleşen sohbeti taramayı çok daha kolaylaştırır.

4. Çok Seviyeli Yanıtları Girintileme

Bir e-postada birden fazla nokta ele alındığında, tek bir mesajda birden çok konu olacaktır.

Bunları düzenli tutmak için, dişli yanıtları girintilemeniz gerekir, böylece hangi yorumların her bir nokta ile ilgili olduğu açıktır. Mermi noktaları düz metin e-postalarda görünmeyebileceğinden, burada en sezgisel karakterleri (>) kullanarak köşeli parantezleri (>) kullanarak şahsen buluyorum.

Bu, konuşmanın hangi kısmına dikkat etmeniz gerektiğini anlamaya çalışmaktan büyük çaba sarf edecektir.

5. Son Çare: Daha İyi Bir Araç Kullanın

Kimse satır içi yanıtların burada mükemmel bir çözüm olduğunu iddia etmiyor. Ancak, e-posta kullanmaktan başka seçeneğiniz yoksa, verimli ve etkili e-postalar yazın Mükemmel Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır (Verilerle Desteklenir)E-posta, iş dünyasında ana iletişim biçimi olmaya devam etmektedir. Bu ortamda başarılı olmak için etkili profesyonel e-postaları nasıl oluşturacağınızı öğrenmelisiniz. Size işe yaradığı kanıtlanmış 9 basit numara gösteriyoruz. Daha fazla oku . Yukarıdaki nedenlere dayanarak, satır içi yanıtlama projelerin ilerlemesini sağlamanın en iyi yoludur. Ayrıca, geçmiş e-postaların uzun listelerini inceleyerek zaman kaybetmek zorunda kalmadan herkesin e-posta dizileri içinde birden fazla ileti dizisini takip etmesine yardımcı olur.

Satır içi yanıtların bile çok karmaşık olduğunu fark ederseniz veya iş arkadaşlarınız satır içi düzgün yanıtlama alışkanlığına sahip olamıyorsa, farklı bir araç aramanın zamanı gelmiş olabilir.

İletişim araçları gibi Gevşek, inlemek, ve toplamak karmaşık ekip iletişimini kolaylaştırır. E-posta ile mücadele etmeye devam etmek yerine, bunlardan birini denemek zaman alabilir.

Sözü Yay

Bu basit satır içi yanıt kurallarını kabul ettiğinizde, birçok alıcı bunun ne kadar verimli olduğunu takdir edecektir. e-posta davranışı Daha İyi E-posta Yazmanıza Yardımcı Olabilecek 5 AraçHerkes hala e-posta sorununu çözmeye çalışıyor. Öyleyse, herkesin en temel alışkanlığı - daha iyi e-posta yazma sanatı hakkında da konuşalım. Bazı harika araçların yardımıyla. Daha fazla oku ve yaklaşımınızı doğal olarak taklit etmeye başlar.

Bununla birlikte, düşünceli e-posta görgü kurallarınızı doğal olarak kopyalamazlarsa, onları yukarı çekin. Onlara bu makaleyi gönder. Nasıl yanıt vermelerini istediğinizi açıklayın ve tonlarca yanlış anlaşılan iletiden, boşa harcanan zamandan ve bağlam kaybından tasarruf edeceğini açıklayın.

Gerçekten dezavantaj yok.

Bu kuralların karmaşık e-posta konularının üstünde kalmanıza yardımcı olacağını düşünüyor musunuz? Yararlı olacağını düşündüğünüz başka satır içi yanıt ipuçları var mı?

Resim Kredisi: sangoiri /Depositphotos