Outlook 2007 için 10 Güçlü Verimlilik İpuçları

İlan

Microsoft Outlook'u kurumsal rutinin bir parçası olarak keşfettim. O zamandan beri benim için de facto masaüstü e-posta istemcisi oldu. Internet Explorer'dan Firefox'a, Sony Walkman'dan iPod'a, chinos'u evde çalışan PJ'lere geçirmiş olabilirim, ancak Outlook bana yapıştı. Sadakat veya şeffaf alışkanlık (veya Gmail'in gelen kutusu indirmelerine izin verdiği gerçeği) olarak adlandırın.

Kullanmaya devam ederken, zengin özellikler paketinden etkilenmeye devam ediyorum. Evet, çoğu için aşırı derecede aşırı olabilir ve tokmaklardan payına sahiptir, ancak doğru ayarlanmış gerçeği inkar etmek yoktur, çok ciddi bir verimlilik aracıdır.

Bugünün e-posta programları, günlük yaşamımızın iletişim etrafında döndüğü noktasını zorluyor. E-postaları, randevuları veya tweet'leri başkalarıyla paylaşmak veya sadece yapılacaklar listeleri ve yayınları takip etmek. E-posta programı zaten faaliyetlerimizin çoğunun sinir merkezidir. Gününüz Outlook 2007 simgesine bir tıklama ile başlıyor ve onunla bitiyorsa, bu ipuçları ve püf noktaları daha fazlasını tıklamanıza yardımcı olabilir.

Hızlı Parçalarla hızlı olun ve yeniden kullanın

Hızlı Parçalar, Outlook 2007 ve MS Word'de bulunan bir özelliktir. Yeni bir avatarda Otomatik Metin olarak düşünün. E-postalarınızda art arda metin blokları, bağlantılar veya görüntüler kullanırsanız, Hızlı Parçalar size çok fazla yazı kaydedebilir. İşte böyle ”¦

• • Yeni bir e-posta penceresi açın.
  • Sık kullanılan içeriği yazın veya ekleyin.
  • İçeriği seçin ve Ekle sekmesi. seçmek Hızlı Parçalar -dan Metin sekmesi Ekle kurdele.

• • İçerik yeni bir yapı taşı olarak kaydedilir. Yeni bir açıklayıcı ad verebilir ve bir kategoriye koyabilirsiniz.

• • Herhangi bir yeni e-postadaki içerik bloğunu tıklayarak Ekle - Hızlı Parçalar. Kaydedilen hızlı parçalar arasında seçim yapabileceğiniz küçük bir önizleme penceresi açılır.

Bu özelliği daha fazla keşfedin ”.

Şerit kısayollarıyla hızlı çizim yapın

Fare veya tuşlarla hızlı mısınız? Her iki durumda da klavye kısayollarını bilmek işe yarar. Alışkanlıkla onunla daha hızlı olacağız. Office paketi, klavye kısayollarını kullanmadan eksi bir şekilde kullanmanın şık bir yolunu buldu. Yeni bir posta penceresi açarak deneyin.

• Basın Alt Her sekme için Anahtar İpucu kabarcıklarının görünmesini sağlayın.

• Bu sekmeye geçmek için herhangi bir sekmenin tuşuna basın. Örneğin, N- için Ekle sekmesi. Bir basın Alt ve sekmedeki tüm komutlar için anahtar uç kabarcıklarını alırsınız. Örneğin, P içinde Ekle sekme açılacak Resimler. Birkaç gün ve birkaç kez kullandıktan sonra farenizi fırlatabilirsiniz.

• Yeni ileti uyarılarını devre dışı bırakarak Outlook'ta Rahatsız Etmeyin'i kapatın. Sürekli yeni posta bildirimleri bir üretkenlik katilidir. Bu nedenle, seçerseniz devre dışı bırakmak her zaman daha iyidir.

• Adresine git Araçlar - Seçenekler - E-posta Seçenekleri - Gelişmiş E-posta Seçenekleri.

• Aşağıdaki ekran görüntüsünde gösterildiği gibi seçeneklerin işaretini kaldırın:

Tıklayın tamam ve huzur içinde kalacaksın.

Tek bir düzgün akışla takın ve gönderin

Çoğumuz genellikle Dosya eki Outlook kullanarak ek gönderme yolu. Ekleri göndermenin daha hızlı yolu basit kopyala yapıştır yordamdır.

• Outlook'unuzu Gelen kutusu.
• Kaynak klasörden bir veya daha fazla belge kopyalayın.
• İçine bırakın Gelen kutusu görünüm. Belgeleriniz eklenmiş olarak yeni bir posta açılır. Tek bir ekin konu alanında dosyanın adı olurken, birden çok ekin konu satırı bankası olur.

• Yapmanız gereken tek şey diğer detayları tamamlamak ve göndermek.

Kaydetmeden veya açmadan önce eklerinize göz atın

Outlook'un içindeki ekleri önizleme özelliği, önceki sürümlerde olduğu gibi çok fazla zaman kazandırır, bunların ayrı olarak açılması gerekmez. Hızlı bir gözatma ve kaydetmek mi yoksa hendek mi karar verebilirsiniz. Bunun yalnızca önizleyicilerin yüklü olduğu uygulamalarda işe yarayacağını unutmayın (PDF dosyaları için çalışmaz).

Varsayılan olarak, MS Office önizleyicileri (görüntü önizleyiciyi içerir) yüklenir. Windows Vista ve Windows XP için XPS Essentials Pack (XPS dosyaları için) ayrıca indirilmelidir.

Önizleme, eki sağ tıklayıp seçmek kadar basittir Ön izleme. Dosyayı önizledikten sonra kaydetmeyi seçebilirsiniz.

Hızlı Arama ve Gelişmiş Arama ile samanlıkta iğneyi bulun

MS Outlook 2007, e-postaları, belgeleri ve dosyaları aramak için iki farklı yol sunar.

Hızlı Arama adından da anlaşılacağı gibi, yazmaya başladığınızda aranan öğeyi arama terimiyle eşleştirmeye başlar. Her öğenin içinde, arama terimi sarı renkle vurgulanır. Düz aşağı okunu tıklayarak birkaç arama seçeneği yapılandırabilirsiniz. Düğmesini kullanarak aramanıza ince ayar yapabilirsiniz. Sorgu oluşturucu. Hızlı Arama, bilgisayardaki tüm içeriği dizine alan Windows Masaüstü aramasının bir parçasıdır.

Gelişmiş Bul samanlıkta gerçekten çok küçük iğne için. Tuşuna basarak Gelişmiş Bul'u açın CTRL + ÜST KARAKTER + F. Kutunun üç sekmesinde kullanabileceğiniz birçok seçeneğiniz var. Birkaç kriterin birleşimi, kesin ve hızlı sonuçlara yol açar.

Özel e-postaları renge göre işaretleyerek önceki noktadan kaçının

Önemli gönderenlerden gelen önemli e-postalar, genellikle Gelen Kutumuz olan kaostan göze çarpmalıdır. En kolay yol elbette onları ayrı bir kategoriye koymaktır. Görsel olarak en çarpıcı ikinci yol onları renkle işaretlemektir.

Önemli kişiden bir mesaj seçin. Menüden Araçlar - Organize et. Bu üstte bir bölüm açar.

İkinci seçeneği seçin - Renkleri Kullanma. Tercih ettiğiniz rengi seçin ve tıklayın Renk Uygula. Ayrıca için bir renk de seçebilirsiniz Yalnızca bana gönderilen iletileri göster bir grup postası için değil, yalnızca sizin için olan iletileri işaretlemenin bir yoludur. Ayrıca, Otomatik Biçimlendirme daha fazla kural uygulamak ve farklı bir yazı tipi kullanmak.

Kapat düğmesini tıklayın [X] bitirdikten sonra.

Eski e-postalarınıza yeni bir ad verin

Hepimiz gelen kutumuzda e-posta görüşmelerinin “iplikleri” var. Konu alanında "˜Hi" ile başlayan ve birkaç borsadan sonra gelen postalar, yeni bir maaş dökümü gibi önemli bir şeyi tartışmaya başladı. İçerik değişti ancak başlangıç ​​konu satırı bizim için hiçbir şey yapmıyor. Konu satırını içeriği yansıtacak şekilde değiştirmek, özellikle Outlook'ta arşivlenmiş yüzlerce postanız olduğunda en iyi uygulamadır. Konu satırını değiştirmek neyse ki ilk kez olduğu kadar kolaydır.

Konu satırının değiştirilmesi gereken bir e-postayı yeni Pencere.

İmleci konu satırının üzerine getirin ve yeni uygun konunuzu yazın. Onaylayın ve kapatın.

Tweeter'ı Outlook'ta bir yer bulma

Bazıları e-postaların eski şapka olduğunu söylüyor. Artık hepsi Twitter. Katılmıyorum ama şu küçük mesajları da köşeye vermeliyiz çünkü şu anda konuştuğumuz bir dil. TwInbox Outlook 2003 ve 2007 ile Twitter araç çubuğu olarak bütünleşen 460KB boyutunda küçük bir eklentidir.

Twitter hesabınıza bağlanır ve tüm mesajlarınızı önizlemenizi ve bir klasöre taşımanızı sağlar. Tıpkı bir çok Twitter aracı gibi, temelde bir Twitter sayfasında yapacağınız her şeyi yapmanızı sağlar. TwInbox ayrıca TinyURL aracılığıyla uzun URL'leri kısaltır. geliştirici sitesi çalışmıyor gibi görünüyor, ancak şu adresten bir kopyasını indirebilirsiniz: buraya.

Google Outlook'a Besleniyor

RSS yayınlarını Google Reader'dan Outlook 2007'ye (veya 2003) bağlamak üç aşamalı bir işlemdir.

Outlook'ta RSS akışları klasörünü sağ tıklayın ve Özellikleri.

Tıkla Ana Sayfa sekmesi. Kontrol Bu klasör için varsayılan olarak ana sayfayı göster.

Google okuyucu URL'sini kopyalayıp yapıştırın - http://google.com/reader

TıklamakUygulamakvetamamkapatmak.

Outlook 2007 kendi içinde büyük bir yazılımdır. Bu on ipucu muhtemelen buzdağının sadece görünen kısmı. Ancak umarım saygın bir e-posta istemcisinin daha iyi özelliklerini göstermeye hizmet etmişlerdir.

Evcil hayvanınızın ipuçları ve püf noktaları nelerdir? Hangilerini üretkenlik artırıcı olarak adlandırıyorsunuz? Veya Outlook'un hangilerine sahip olmasını istersiniz? Bize bir veya iki satırda haber verin.

İmaj Kredisi: Daniel F. Pigatto