E-posta imzanızın yanlış izlenim vermemesi nasıl sağlanır?

İlan

Hoşçakal demek çok zor, değil mi? Rahatsız edici ve bazen garip. Bu durumlar için herhangi bir talimat olmayabilir, ancak en azından bir e-postada garip hissetmeden nasıl veda edebileceğinize dair bazı talimatlar sunabiliriz.

bir e-posta imzası E-posta İmzalarının Gücünden YararlanabilirsinizBir imza size bir kişilik hakkında bir şeyler anlatır. Nasıl ki iki kişi birbirine çok az yazarsa, onlar da farklı şekilde imzalarlar. Grafolojinin "bilimi" bu şekilde ortaya çıktı. Ama dijital çağ ve e-posta ... Daha fazla oku tüm niyet ve amaçlarınız için “elveda” nızdır. Birine sarılmak ya da bir el sıkışma vermek değil. Onlara yalnızca adınızı vermeniz veya kartvizitinizi, tüm iletişim bilgileriniz dahil olarak vermeniz gerekmez. İzlenimi böyle yaparsınız. Ya da değil.

Bu yazıda, İnternet'teki insanlarla iletişim kurduğum birkaç on yıl içinde öğrendiğim en önemli beş dersi paylaşacağım. İlginçtir ki, e-posta imzalarıyla ilgili ikilemler, bu erken e-postalardan beri var olmuştur. 1960'larda BitNet ve FidoNet veya MIT’in CTSS posta sistemi üzerinden mesajlar gönderiliyordu, ancak sapmak.

E-posta çok uzun zamandır bizimle. Peki nasıl doğru anladın? Bir züppe gibi görünmeden, aynı zamanda insanların kim ve ne olduğunuzu bilmesi için yeterli bilgiyi nasıl sunuyorsunuz? Başlayalım. İşimiz bittiğinde, kendi e-posta imzanızla ne yapmak istediğiniz konusunda oldukça iyi bir fikriniz olacak.

Bir E-posta İmzasının Yapması Gerekenler

Bugünlerde, insanlara e-posta gönderme sürecinde, 3 farklı “seviye” e-posta imzam var. Neden? Kapsılacak üç ilişki seviyesi vardır - kısa bir nottan bir arkadaşa, resmi bir iş e-posta mesajından bir şirkete kadar her şey. Üç varyasyon gerçekten ihtiyacınız olan şeydir ve bunların amacı şu olmalıdır:

1. Hızlı Bir Gülümseme - Bu imza sürümü, günde birkaç kez sürekli olarak e-posta gönderdiğiniz arkadaşlarınıza veya iş arkadaşlarınıza hızlı e-postalar gönderir.

2. Gülümseme ve bir el sıkışma - Bu imza sürümü, e-postanızın biraz daha resmi olması gereken çalışma arkadaşları için daha uzun e-postalar alıyor.

3. Firma El Sıkışma ve Kartvizit - Bu, işle ilgili resmi bir e-posta yazmanız ve unvanınızı ve tüm iletişim bilgilerinizi vermeniz gereken zamanlar içindir.

Bu tür e-posta imzalarının her biri için yazılı olmayan kurallar vardır. Onları kırın ve bu dünyanın sonu olmayacak. Yine de özellikle iyi bir izlenim bırakmak istiyorsanız, gönderdiğiniz her e-posta türü için bu ipuçlarından bazılarını dikkate almak istersiniz.

Hızlı Gülümseme İmzası

Her zaman bir e-posta imzasına ihtiyacınız yoktur. En azından, her zaman resmi olana ihtiyacınız yok. Bu, koridordaki bir meslektaşınız tarafından yürürken olduğu gibidir. Onları günde birkaç kez görürsünüz. Aynı toplantılara katılıyorsunuz. Gerçekten onları koridorda bir el sıkışma ile selamlamanız gerekiyor mu? Hayır; çoğu zaman hızlı bir "Hey Fred" ve bir gülümseme, eğer bir şey varsa. Bir meslektaşınıza hızlı bir şekilde tavsiye veya ipucu istemek için e-posta gönderdiğinizde, imzaya bile ihtiyacınız olmayabilir. Oturumu kapatma gereğini hissediyorsanız, yaklaşımımı benim adınıza alabilirsiniz, sadece adınız bir çizgi ile doludur. Çiçekli alıntılara veya ayrıntılı başlıklara gerek yok. Kişi kim olduğunuzu, ne olduğunuzu bilir ve adınızın ötesinde her şey garip olur. Bunu genellikle "tamam, sonra görüşürüz!" ve hızlı bir dalga. Başka bir şeye gerek yok.

Gülümseme ve bir el sıkışma

Diğer imza türü, resmi ve gayri resmi arasında bir melezdir. Doğru olmak zor. Bunlar, yarı resmi iş talepleriyle e-posta göndermek istediğiniz iş arkadaşları olabilir, ancak katı bir şekilde karşılaştığınızı düşünmelerini istemezsiniz. E-postanın önemini takdir etmeleri gerekiyor, ancak aslında hala arkadaş olup olmadıklarını merak etmelerini istemiyorsunuz. İşte burada çok ince imza devreye giriyor. Bunlar genellikle küçülür ve e-postanın altbilgisinde neredeyse farkedilmez. Bunun için en iyi yaklaşımlardan biri “tek astar” dediğim imzadır.

Bu versiyonda, tüm bilgiler bir “|” ile ayrılmıştır. karakter. Bu, bir adres veya e-posta, telefon numaraları, hücre numaraları veya herhangi bir şey kadar basit olabilir. Kısa olmalı, biraz gerekli bilgileri içermeli ve hepsi bu. Hatta bazı kişilerin bu imzayı e-postanın geri kalanından daha soluk bir yazı tipinde (belki gri renkte) yaptığını gördüm. Dikkat çektiğim bir diğer yaklaşım, çok kısa bir iki astar. Temel olarak, tek bir telefon numarası veya e-posta adresi olabilen bir ad ve bir iletişim şekli.
Açıkçası, bu zaten kim olduğunuzu, hangi şirketle çalıştığınızı bilen alıcılar içindir ve onlara sadece birçok yazışma e-postasından birini gönderiyorsunuz. Kolay bir e-postanın "hissini" sağlar, ancak kişinin sizinle iletişim kurması gerekiyorsa ve numaranızı saklamıyorsa Rolodex'leri (insanlar hâlâ bunları kullanıyor mu…?), e-postanın dibinde iletişim bilgileriniz var ulaşır.

Resmi Bir El Sıkışma

Elbette, şirket dışından birine e-posta gönderdiğiniz zamanlar vardır, ya da belki şirket içinde birine görüşmenin yapılmasını gerektiren resmi bir şey hakkında e-posta gönderme resmi. Meslektaşlarınız için bir ödül törenine katılırken resmi bir kıyafet giymek gibi. Bu durumlarda ne yapman gerektiğinden bahsetmeden önce, ilk önce ne yapmaman gerektiğini ele almak daha eğiticidir. Evet, şirket adınız, web siteniz ve e-posta adresiniz gibi iletişim bilgilerini sağlamalısınız, ancak aşırıya kaçmanıza gerek yoktur. Faks makinesi de dahil olmak üzere dört farklı telefon numarası sağlamaya gerçekten gerek var mı?

Hayır, sizinle iletişim kurmak için çeşitli yöntemler (e-posta, telefon veya hatta bir web sitesi aracılığıyla) sağlamak için yeterli iletişim bilgisi sağlayın, ancak taşınmayın. Telefon numaralarının bir listesini vermek, o kadar mobilmişsiniz gibi görünmesini sağlar ki, asla ofisinizde değilsiniz ve iletişim kurmak çok zordur.

Bir başka yaygın hata, öz-destekleyici olarak karşımıza çıkmaktadır. Bunun gibi insanlar, sosyal ağ hesaplarıyla e-posta imzalarını, imzanın 10 satırdan uzun olduğu ve çoğunlukla kendi kendine pazarlama ile dolu olduğu noktaya kadar aşırı yükleyecektir.

Korkunç bir izlenim vermenin bir başka yolu, e-posta adresinizde her türlü funky renk ve yazı tipini kullanmaktır. Bunun gibi bir şeyi çıkarmak zordur, çünkü renklerin eşleşmesi ve yazı tiplerinin doğru görünmesi gerekir. Ne yazık ki, birçok insan renklerin nasıl doğru bir şekilde eşleştirileceğine dair hiçbir fikri yok ve e-posta imzaları bir Willy Wonka fabrikasından bir şey gibi görünüyor.

Bu tür palyaço imzası profesyonel değildir ve gönderdiğiniz kişi, hangi alanda olursanız olun ne yaptığınıza dair hiçbir fikriniz olmadığını düşünecektir. Bu yüzden abartılı renklerden kaçının. Basit tutun.

Doğru Yapabilecekleriniz

İyi bir izlenim bırakmak istiyorsanız iyi bir resmi e-posta imzası nasıl görünür? Gerekli temel bilgileri kullanın, biçimlendirmeyi ve stili basit tutun ve bilgi ile aşırıya kaçmayın.

İşte bir örnek. Bu, 4 satır içerir - ad, şirket, telefon numarası ve e-posta adresi. Bu kadar.

Bu kişi yalnızca düz metin kullandı ve onu sadece dört satıra kadar tutmak, onu şık ve profesyonel olarak karşılıyor.

Kendi adresimle, italik yazı kullanarak ve koyu griye dönüşerek imzayı mütevazı tutmakta biraz daha ilerliyorum. E-posta metninin kendisinden daha açık bir tonda tutulması, alıcıya iletinin kendisine ait ikincil bilgilerinizi düşündüğünüzü söyler. İnce bir alçakgönüllülük ipucu.

Ayrıca, başlıklar yalnızca elinizdeki konuşma ile ilgili olduğunda kullanılmalıdır. Kendi web sitemle ilgili yazışmaların çoğunda, kullanıcıların sitenin sahibi olduğumu bilmeleri gerekir, bu nedenle başlık önemlidir. Hızlı iletişim için yalnızca yeterli bilgi bulunur - e-posta ve telefon numarası, hepsi bu kadar.

Başka bir örnek, MakeUseOf'un iç ve dış yazışmaları için kullandığım imzadır.

Burada, aslında başlığı kullanma ya da kullanma arasında waffled. Genellikle sadece harici e-posta iletişiminde önemlidir ve bazı dahili iletişimde marjinal olarak önemlidir. Biri harici, diğeri dahili olmak üzere iki versiyon kullanmaya başladım, ancak ikisi arasında manuel olarak geçiş yapmaktan bıktım, yukarıdakiyle sopa yapmaya karar verdim. Kendinden önemli olarak karşılaşma riski altında, soluk ve ikincil kalır. Aynı zamanda “|” Yukarıda bahsedilen karakter, web sitesi adını öne çıkarmak için küçük bir renk sıçraması ve cesur olmaya ve bir teklif için beşinci bir satır eklemeye karar verdim.

İle geliyor mükemmel e-posta imzası Gmail'de İmzalardan Daha Fazla Yararlanma 6 İpucu Daha fazla oku kim olduğunuzu, ne yaptığınızı ve sizinle nasıl iletişim kuracağınızı temsil eden bir deneme yanılma işlemi gerçekleştirebilir, ancak bir kez aldığınızda doğru, gönderdiğiniz her e-posta yazışmasında en iyi adımınızı attığınızı bilmek iyi hissettiriyor dışarı.

Sizin için ipuçları neler? daha iyi bir e-posta imzası GMail'de Özel Birden Çok İmza Oluşturmanın 5 Yolu Daha fazla oku ? Gördüğünüz diğer imzalar hakkında neyi seviyorsunuz veya beğenmiyorsunuz? Aşağıdaki yorum bölümünde düşüncelerinizi paylaşın!

İmaj Kredisi: Business Çift Shutterstock aracılığıyla