Google E-Tablolar'dan Aylık Faturaları Otomatik Olarak Gönderme

İlan

Evden çalışıyorsanız veya kendi işinizi yürütüyorsanız, faturalarınızı zamanında göndermeyi hatırlamak her zaman kolay değildir.

Bu makalede Google Script'in nasıl yazılacağını göreceksiniz (ÇOK basit, endişelenmeyin).

Aynı şeyi bir makro ile nasıl yapacağınızı da göstereceğiz. Bir makro, faturanızı güzel bir şekilde paketleyebilir ve istediğiniz herhangi bir e-posta adresine (veya adreslere) e-posta ile gönderebilir.

1. Adım: Aylık Faturanızı Hazırlayın

Şu anda faturalarınızı Google E-Tablolar'ı kullanarak izlemiyorsanız, gerçekten yapmanız gerekir. Yapsan bile hayatında hiçbir şey programlama Yeni Programcılar İçin En İyi 10 Başlangıç ​​ProjesiProgramlamayı öğrenmek istiyor, ancak nereden başlayacağınızı bilmiyor musunuz? Bu yeni başlayan programlama projeleri ve eğitimleri size başlayacak. Daha fazla oku .

Google E-Tablolar bulutta depolanır; Google komut dosyalarının gücü Google Scripts ile Verimliliğinizi Artırmanın 3 Emin YoluGoogle Scripts ile her türlü gerçekten harika otomasyon yapmak mümkündür ve bunları sıfırdan oluşturmanız bile gerekmez. Verimliliğinizi büyük ölçüde artırın.

Daha fazla oku parmaklarınızın ucunda. Bu nedenle, Google E-Tablolar, Excel'den çok daha “internet özellikli” dir.

Bu çözümün çalışması için faturanızı nasıl biçimlendirdiğiniz önemli değildir. Google Script'inizle başa çıkmadan önce organize olmanız gereken birkaç şeyi ele alalım.

Bu karmaşık değil. Tek yapmanız gereken, geçerli ayınızın sayfasının her zaman aynı şekilde adlandırıldığından emin olmaktır. Benim durumumda buna "Fatura" diyorum.

Ayın 1'inde fatura otomatik olarak gönderilir. Sonra bir süre sonra ilk hafta boyunca, sadece o ay ve yıla yeniden adlandırıyorum.

Ardından, "Fatura" sayfasını yeniden oluşturun ve geçerli ay için yeniden günlüğe kaydetmeye başlayın.

2. Adım: Google Script'i oluşturun

Google E-Tablolar'dan Google Script düzenleyicisine girmek için tıklayın Araçlar tıklayın. Sonra tıklayın Komut dosyası düzenleyici.

Komut dosyalarınıza geri dönmeniz ve ince ayar yapmanız gerekirse Proje adını daha sonra hatırlayacağınız bir adla yeniden adlandırmak akıllıca olur.

Ardından, aşağıdaki komut dosyasını yapıştırın.

işlev myFunction () {var ss = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet (); var dosyaadı = "Geçerli Ay" + ss.getName (); var SendBook = ss.copy (dosya adı); var ToUser = "[email protected]" MailApp.sendEmail ({to: ToUser, konu: 'Geçen ayın faturası burada!', gövde: 'Merhaba! Bu ay için faturamı ekledim. İş için teşekkürler, gerçekten takdir ediyorum! -Ryan ', ekler: [SendBook.getBlob (). SetName (dosyaadı)]}); }

Kapsadık sendEmail işlevi Google Komut Dosyaları ile Google E-Tablosunda E-posta GöndermeE-Tablolar ve Google Dokümanlar gibi Google üretkenlik araçlarını otomatikleştirmek ve saatlerce tasarruf etmek için Google Scripts'i nasıl kullanacağınızı öğrenin. Daha fazla oku geçmişte bunun nasıl işlediğiyle ilgileniyorsanız.

Komut dosyasının doğru bölümlerini, doğru e-posta adresine gidecek şekilde düzenleyin. Gövdede gönderdiğiniz kişinin doğru adını kullandığından emin olun.

Komut dosyanızın çalışıp çalışmadığını test etmek için, “ToUser” metnini kendi e-posta adresinizle doldurun.

Tıkla Kayıt etmek diski kaydetmek için menüdeki disk simgesine dokunun. Sonra tıklayın Oyna simgesi (sağ ok gibi görünür).

Komut dosyasının diğer Google verilerinize (Gmail ve E-Tablolar gibi) erişim yetkisini onaylamanızı ister.

Komut dosyasının güvenli olmadığı konusunda bir uyarı alabilirsiniz. Bunun nedeni, yalnızca Google'ın daha geniş kullanım için incelemediği veya yetkilendirmediği özel bir komut dosyası yazmanızdır.

Komut dosyasını oluşturduğunuzdan ve güvenli olduğunu bildiğinizden bu uyarıyı yok sayabilirsiniz.

Düzgün çalışırsa, şuna benzer bir e-posta almış olmalısınız:

Gördüğünüz gibi, e-tablo e-postaya PDF olarak eklenir. Bu, alıcının Google E-Tablolar'ı kullanmasalar bile açmasını ve görüntülemesini gerçekten kolaylaştırır.

Şimdi bunu otomatikleştirmemiz gerekiyor, böylece her ayın 1'inde çalışıyor.

3. Adım: Fatura Komut Dosyanızı Otomatikleştirin

Komut dosyanızı otomatikleştirmek için "tetikleyici" adı verilen şeyi oluşturmanız gerekir.

Google Script'inize geri dönün, tıklayın Düzenle seçin ve Mevcut projenin tetikleyicileri.

Bu proje için henüz hiç tetikleyici oluşturmadığınızdan, bu boş olacaktır.

“Ayarlanmış tetikleyici yok” yazan mavi bir bağlantı görürsünüz. Tıkla.

Seç Zaman odaklı zamanlayıcıyı Ay zamanlayıcısıve numarayı 1'de bırakın.

Kaydet'i tıkladıktan sonra Google Scripts, faturanızın PDF biçimini e-postayla her ayın 1'inde gönderir.

Hepsi bu kadar!

Önemli olan, faturanızı ay boyunca güncel tutmanızı sağlamaktır. Bittiğinden ve önümüzdeki ayın ilk gününde çalışmaya hazır olduğundan emin olun.

4. Adım: Makro oluşturma

Yukarıdaki komut dosyasıyla aynı şeyi gerçekleştirmek için uygulayabileceğiniz başka bir programlama dışı yaklaşım var: Google E-Tablolar şimdi makro özelliği içerir Makrolarla Google E-Tablolar'daki Tekrarlanan Görevler Nasıl OtomatikleştirilirMakrolar sonunda Google E-Tablolar kullanıcıları tarafından kullanılabilir. Belgelerdeki ve elektronik tablolardaki tekrarlayan görevleri otomatikleştirmek için herhangi bir kodlama bilgisine ihtiyacınız yoktur. Daha fazla oku . Makrolar, bir görevi gerçekleştirmek için bir dizi işlemi kaydetmenizi sağlar. Bu durumda, ilk olarak makroyu oluşturup ardından Google Komut Dosyanızı tetiklediğiniz şekilde tetiklersiniz.

İlk olarak, Fatura Sayfanızda şu adrese gidin: Araçlar> Makrolarve seçin Makro Kaydet.

Ardından, sayfayı birine PDF eki olarak gönderme normal adımlarını uygulamanız yeterlidir.

Adresine git Dosyave tıklayın Ek olarak e-posta gönder.

Ardından, nesne ve gövde doğal görünecek şekilde tüm form alanlarını doldurun.

Sonra tıklayın Gönder.

"Yeni makro kaydetme" pop-up penceresinde Kayıt etmek. Bu makro kayıt işlemini tamamlar. Makroya hatırlayacağınız bir ad verin ve Kayıt etmek tekrar.

Test e-postanızın PDF eklenmiş olarak geldiğini görmüş olmalısınız.

5. Adım: Makroyu otomatikleştirin

Şimdi makroyu otomatik hale getirme zamanı. Makroları tıpkı Google Script'leri tetiklediğiniz gibi tetikleyebilirsiniz.

İçine geri dön Araçlar ve Komut dosyası düzenleyici. Macros.gs kodunu tıklayın.

Makro işlevinin adını not edin. Yukarıdaki örnekte, makro işlev adı MyFunction1.

Şimdi içeri gir Düzenle, ve Mevcut projenin tetikleyicileri.

Bu kez, işlevler açılır kutusunda listede makro işlevini görürsünüz. Seçin.

Ardından, tetikleyicinin geri kalanını yukarıda Google Script tetikleyicisi için yaptığınız gibi ayarlayın.

Etkinlikleri şu şekilde ayarlayın: Zaman odaklı. Seç Ay zamanlayıcısı. Numarayı 1'de bırakın.

Şimdi kaydedilen makronuz her ay çalışacaktır.

Makroyu kaydettiğinizde tanımladığınız e-posta adreslerine Fatura sayfasını PDF olarak gönderir.

Otomatik Google E-Tablolar Zamandan Tasarruf Sağlayabilir

Google E-Tablolar'daki tetikleyiciler özelliği gerçekten bu otomasyonun arkasındaki güçtür. Daha önemli şeylere odaklanabilmeniz için sık yaptığınız tüm sıradan görevleri otomatikleştirmenizi sağlar.

Google Scripts ile yeni başlıyorsanız ve daha fazla bilgi edinmek istiyorsanız, diğer yararlı Google Scripts örnekleri Google E-Tablolarını Daha Güçlü Hale Getiren 4 Google Komut DosyasıGoogle E-Tablolar kutudan çıkar çıkmaz mükemmeldir, ancak yeteneklerini artırmak için Google E-Tablolar komut dosyalarını kullanırsanız daha da güçlü olabilir. Daha fazla oku şimdi deneyebilirsiniz.