Mükemmel Profesyonel E-posta Nasıl Yazılır (Verilerle Desteklenir)

İlan

Etkili e-posta yazmak yeterince kolay görünüyor. Ancak e-postalarınızın daha iyi performans göstermesini istiyorsanız, aşağıdaki bilimsel destekli kuralları unutmayın.

Geçmişte, Kişilerin e-postalarınızı hala görmezden gelmesinin 12 nedeni İnsanların HALA E-postalarınızı Gözardı Etmesinin 12 NedeniSık sık insanların e-postalarınıza yanıt vermesini sağlamakta zorlanıyor musunuz? İnsanların e-postalarınızı neden görmezden gelebileceğini ve mesajınızı nasıl fark edip yanıtlayabileceklerini gösteriyoruz. Daha fazla oku . Size adım adım talimatlar bile verdik meşgul kişilerin mesajlarınıza yanıt vermesini sağlama E-postalarınızı Yanıtlamak için Meşgul Kişiler Almak için 6 YolE-posta gönderme söz konusu olduğunda, bir kişiyi "cevapla" düğmesine basmaya ve size cevap vermeye teşvik edecek ya da caydıracak tamamen farklı kurallar vardır. E-posta başarısının kurallarını öğrenin. Daha fazla oku . Ancak şimdi verilerle desteklenen daha da spesifik, işlem yapılabilir ipuçlarını paylaşmanın zamanı geldi.

Bu ipuçlarının her biri yalnızca e-postalarınızın okunma şansını artırmakla kalmaz, aynı zamanda bu e-postalardan olumlu bir yanıt alma şansınızı da artırır. Bu önemlidir çünkü e-posta hala iş dünyasında ana iletişim biçimidir. Etkili e-postaları nasıl oluşturacağınızı bilerek, iş arkadaşlarınıza göre kendinize kesin bir avantaj sağlarsınız.

1. İlk İsim Koşullarını Alın

Bu kulağa açık geliyor, ancak sizden bir e-posta aldıklarında gerçekten dikkat etmelerini istiyorsanız, adlarını kullanın. Ve bir kereden fazla kullanın.

2006 yılında yayınlanan araştırmalar beynin çeşitli bölgelerinin “kendi adına daha fazla aktivasyon gösterdiğini” göstererek “kendi adının duyulmasının eşsiz beyin fonksiyon aktivasyonuna sahip olduğuna dair kanıt” sağladı.

E-posta konusunda alıcının adını kullanma ve e-posta gövdesi bu nedenle dikkat çekebilecek psikolojik bir numaradır. “Yakında sizden haber almayı umuyoruz, Stan” ile bitirmek sadece “Senden haber almayı umuyoruz” dan çok daha etkilidir.

2. Kucaklamak Halo Etkisi

İnsanlar güvendikleri insanlardan etkilenir. Bir yönetici, şirketinizin direktörü ile iletişim kurmanızı önerirse, o yöneticiyi tanıtım e-postanız olarak adlandırın. Soğuk e-postalar almak korkunçtur. Bu nedenle, alıcınızın güvendiği birisinin desteğine sahip olduğunuzu göstermek son derece önemlidir.

Bu kısmen, Halo Etkisi. Bu bir tür onaylama yanlılığıdır. Bu durumda, önyargı muhtemelen yönetmenin genel izlenimini artıracaktır. sen sadece sizi yönlendiren yöneticinin olumlu izlenimleri nedeniyle.

Yine de üstlerden bahsetmek zorunda değilsiniz. Uzmanların, müşterilerin, ortak arkadaşların ve kalabalığın görüş ve fikirlerinden yararlanmak da e-postanızı güçlendirebilir, alıcı referans verdiğiniz kişilerin görüşlerine değer verdiğinde.

3. Kızgın ya da mutlu ol. Ama Asla Nötr

Ne zaman Bumerang, önde gelen bir Gmail uygulaması, verilerini analiz etti, inanılmaz ilginç bir şey buldular. “Yanıt oranlarını belirlemede en önemli faktörlerden biri, mesajdaki kelimelerin ne kadar olumlu (büyük gibi kelimeler) veya negatif (kötü gibi kelimeler) olduğudur”.

Her ikisi de orta derecede olumlu ve negatif e-postalar nötr e-postalara göre% 5-15 daha fazla yanıt aldı. Söyleniyor ki, son derece düşmanca e-postalar Kızgın, Trollish veya Kaba E-postalarla İlgili 10 E-posta İpucuE-posta gelen kutunuzu yalnızca tamamen nefret dolu bir mesaj bulmak için kontrol etmek inanılmaz derecede sinir bozucudur. Neden insanlar dünyada böyle davranıyor? Bununla birlikte, kendinizi nasıl savunacağınızı öğrenmelisiniz ... Daha fazla oku neredeyse hiç yanıt alamadı. Aşırı derecede gurur duyan e-postalar da daha iyi sonuç vermedi. Başka bir deyişle, duygularınızı aşın, ama aşırı tepki vermeyin.

4. Kısa tut (Ama Ne Kadar Kısa?)

Biliyorum biliyorum. Bunun istisnaları olacak. Biri favori serebral sitelerim Devamını Oku Bu 35 Siteyle 2016'da Akıllı İçerikHepimiz bu 35 siteyi daha sık okumalıyız. Daraltılmış içerikten yoruluyorsanız, bu süper liste ile gelecek yıl işleri biraz daha düşünceli hale getirin. Daha fazla oku , Beyin Toplama okumak için bir zevk olan inanılmaz uzun e-postalar gönderir. Ancak genel olarak, veriler uzun e-postalardan kaçınmanız gerektiğini göstermektedir.

Aslında, mesajlarınızda kullanmanız gereken kelime türleri hakkındaki bu bilgilerle birlikte Boomerang, bir e-postanın “ideal” uzunluğunu da buldu. 40 milyon e-posta analizlerine dayanarak, en fazla 50-175 kelime içerenlerin yanıt alma şansının en yüksek olduğunu (% 49-50) buldular. Bu aynı zamanda bir 2010 MIT çalışması.

Bu adaçayı tavsiyesidir, ancak her zaman pratik değildir. Ancak ders, e-postalarınızı kısa tutmaktır. Bunu yapmanın bir yolu, Beş Cümle ve asla beş cümlenin üzerinde e-posta göndermeyin. Yatırımcı ve yazar olarak Guy Kawasaki, Entrepreneur.com'a söyledi, “Beşten az cümle genellikle ani ve kaba, beşten fazla cümle zaman kaybeder.”

5. “Çünkü” kelimesini kullanın

Birinden sizin için bir şey yapmasını istemek için cesaretiniz varsa, en azından ona söyleyin neden. Bunu Harvard Üniversitesi Psikoloji Profesörü olan 70'lerden beri biliyoruz. Ellen Langer bir çalışma yayınladı “çünkü” kelimesinin önemini vurgulamak.

Nedenini açıklamaksızın çok sık bir şey talep eden e-postalar alıyoruz (“Bu raporu 14: 00'a kadar gönderebilir misiniz?”). Ancak isteğimize “çünkü” kelimesini ekleyerek (“Bu raporu 14: 00'a kadar gönderebilir misiniz çünkü 17: 00'a kadar düzenlenmesi gerekiyor), uyum şansı artar.

Bu araştırmaya göre, bunun nedeni “insanların“ otomatik ”davranışı… sezgisel ya da kısa yol biçimidir. Ve ‘çünkü’ kelimesini duymak ve ardından bir sebep (sebebi ne kadar sakıncalı olursa olsun) uymamıza neden olur. ”

6. 3'ten fazla seçenek sunmayın

Seçim Paradoksu felç olduğumuz çok fazla seçeneğe sahip olduğumuz yer. E-postalarınızın bir seçim paradoksuyla sonuçlanmadığından emin olmak için üçten fazla seçenek sunmamaya çalışın.

İnsan aklı üçün büyüsünü seviyor. Bu yüzden Olimpiyatlara üç madalya veriyoruz. Olayları iyimser, gerçekçi ve kötümser (veya yüksek, orta ve düşük) olarak analiz ediyoruz. Ekonomik pazarların genellikle sadece üç büyük rakibe ev sahipliği yapmasının nedeni budur.

Karar verme açısından, üç nedene veya üç seçeneğe de güvenmeyi seviyoruz. Bu, şu başlıklı araştırmalarla gösterildi: Üç Charms Ama Dört Alarm Ne Zaman, iki davranış bilimci tarafından yürütülmektedir. E-postaya uygulandığında, bir toplantı veya arama düzenliyorsanız, yalnızca üç saat ve tarih seçeneği sunmaya çalışın. Alternatif olarak, aşağıdaki gibi bir toplantı planlama aracı kullanabilirsiniz: karalama, ki biz değerlendirilmiş 5 Yıl için Takvim Yönetimi ve Zamanlama AraçlarıProgramınızdaki her şeyin üstünde olun. Takviminizi düzenli tutmak için özellikle yararlı olabilecek beş ücretsiz araç. Daha fazla oku geçmişte.

7. Üçüncü Sınıf Düzeyinde Yaz

E-postalarınızın okuma notu seviyesinin, yanıt oranlarınız üzerinde büyük etkisi olabilir. Boomerang'a göre, bir üniversite okuma düzeyinde yazılan e-postaların yanıt oranı yalnızca% 39'dur. En etkili okuma derecesi% 53'lük bir cevap oranına ulaşan üçüncü sınıftır.

Okuma seviyesi esas olarak “kelimelerinizdeki hece sayısı ve cümlelerinizdeki kelimeler. " Yanıt oranınızı artırmak için, hem cümlelerinizi hem de kelimelerinizi saklayın kısa. Kendi e-postalarınızın okuma derecesini kontrol etmek için kopyalayıp aşağıdaki gibi araçlara yapıştırın Okunabilirlik-Skorveya Hemingway Editörü.

8. Metninizi Kanıtlayın

Daha uzun e-postalar için bu söylenmeden gider, ancak daha kısa e-postalar için düzeltme okuma genellikle göz ardı edilir. Bu kötü bir fikir.

İçinde 2001 çalışmasıLarry Beason, yazılı hataların (yazım ve dilbilgisi hataları ile mantıksal hatalar dahil) yazarın algısı üzerinde birkaç olumsuz etkiye sahip olduğunu gösterdi.

Bir okuyucu bir hata fark ettiğinde, yazar hakkında otomatik olarak varsayımlar yapar. Bu çalışmada, en yaygın varsayımlar yazarın ayrıntılı bir kişi değil, zayıf bir iletişimci ve / veya kötü eğitimli bir hatalı düşünür olduğu yönündeydi.

Bunlar, sahip olmaktan görmekten kaçınabileceğiniz bazı oldukça zararlı özelliklerdir. düzeltme Grammarly Lite - Tüm Düzeltme İhtiyaçlarınız İçin Bir Tarayıcı Uzantısı [Chrome, Firefox, Safari]Şu anda bilgisayarınızda yazdıklarınızı nasıl ispatlıyorsunuz? Google'a yazılsın mı? Word'e yapıştırılsın mı? Veya metninizi yapıştırdığınız bir yazım denetleme web sitesi mi kullanıyorsunuz? Ben kesinlikle ... Daha fazla oku e-postalarınızın her biri.

9. Sayıları Sayı Olarak Göster

İstatistikler, veriler, tarihler, saat vb. Sayılar varsa mesajınızda önemlidir, bunları yazmak yerine rakam olarak göster (on iki yerine 12).

Göz izleme çalışmaları okuyucunun gözlerinin genellikle metnin üzerinde tarama yaptığını gösterirken, “sayılar genellikle gezici gözü durdurur”. Çünkü “sayılar gerçekleri temsil eder”. Sayılar, zihnin hızlı bir şekilde seçebileceği zor verilerdir. Okuyucunun zihni bu sayıların mesajın önemli bir parçası olduğunu varsayar.

Kendi e-postalarınızı hazırlarken bunu aklınızda bulundurun. Rakamlar mesajınızın önemli bir parçasıysa, okuyucunuzun önemsiz olanı filtreleyebilmesi için bunları sayılar olarak görüntüleyin.

E-postayı Sizin İçin Çalıştırma

Çoğu işte, e-postalar meslektaşlarımızla nasıl iletişim kurduğumuzun önemli bir parçasıdır. Günde 10 veya 100 e-posta gönderseniz, etkili mesajların nasıl oluşturulacağını bilmek öğrenmeniz gereken bir beceridir.

Yukarıdan da görebileceğiniz gibi, bu zor değil. E-postalarınızı daha kısa ve öz hale getirmek, düzeltmek veya yazınızın duygularını değiştirmek gibi küçük değişikliklerin büyük etkisi olabilir. Ve birlikte ücretsiz e-posta geliştirme araçları Daha İyi E-posta Yazmanıza Yardımcı Olabilecek 5 AraçHerkes hala e-posta sorununu çözmeye çalışıyor. Öyleyse, herkesin en temel alışkanlığı - daha iyi e-posta yazma sanatı hakkında da konuşalım. Bazı harika araçların yardımıyla. Daha fazla oku yardım etmek için mazeret yoktur.

Bu şanslar, e-postalarınızın fark edilmesini ve yanıtlanmasını daha olası hale getirmekle kalmaz, aynı zamanda kendinizin gelişmiş bir profesyonel imajını geliştirmeye yardımcı olur.

Etkinliğini artıran e-postaları yazma şeklinizde ne gibi değişiklikler yaptınız? Duymak isteriz!

Resim Kredileri: sarılmak ile Hernán Piñera (Flickr), Soru işareti ile Marco Bellucci (Flickr), Düzeltme işaretleri örneği volkspider (Flickr) tarafından, E-posta yazan Dennis Sklay (Flickr)