Birden Fazla Projeyi Planlamak ve Yönetmek İçin Aptal Sistem

İlan

Hem işte hem de evde birden fazla projeye sahip olmak, hücre duvarlarınızda büyüyen bir küf gibidir. Geride kaldığınızda kaygı ve dezavantaj yaratan bir küf, nerede olduğunuzun ve ne yapılacağının izini kaybeder. Neyse ki, bu küfü temizlemek, bu projeleri tekrar yolda tutmak ve bu şekilde tutmak için nispeten basit bir sistem var.

Tam Ufuk Planlamasına Girin

Bu sisteme “Tam Ufuk Planlaması” (FHP) adı verilir. yaratılmış ve resimli Matematik Profesörü ve verimlilik bilge tarafından, Cal Newport. FHP bir iş akışı sistemidir. büyük ölçüde beceriksiz yapılacaklar listeniz Gözardı Edilmesi Gereken 4 Popüler Verimlilik İpucuBize satılan üretkenlik fikirlerinden bazıları bazen asılsızdır ve çoğu zaman yanlıştır. Şimdi bunun tersinin mümkün olabileceğini göstererek bu üretkenlik mitlerinden birkaçını tartışalım. Daha fazla oku ve hem daha yönetilebilir hem de zamanınıza daha saygılı bir şeye dönüştürür. Ayrıca, garanti edilen günlük dikkat dağıtıcı unsurlar söz konusu olduğunda da mükemmel bir şekilde kırılmaz.

Newport iş akışı sistemleri hakkında konuştuğunda, bunları “yaptığınız işi ve yaptığınız işi organize etmek için kullanılan alışkanlıklar ve araçlar kümesi” olarak tanımlar. Ve [etkili] derken, ürettiğiniz değer miktarından bahseder ”.

Bu tanımdan, FHP'nin şu şekilde tanıtılmadığı açıktır: tüm sistemleri yönetecek sistem. Kendi işiniz için uygun olmayabilir, ancak kesinlikle dikkate değer. Kısacası, David Allen’ın diğer sistemlerine benzeyen bir alternatif. İşleri Tamamlayın Organize 2015: İşleri Yapma Dövüş Sanatını Öğrenin [İzlenecek Şeyler]Başarılı, aşırı başarılı olanların neden her zaman serin bir kafa tuttuğunu merak ettiniz mi? Daha fazla oku , monotasking Verimliliğinizi Arttırmak için İlham Verici 10 VideoYouTube'daki her video kanalından geçmek yerine, yükü hafifleteceğimizi ve üretkenliğinizi nasıl artıracağınızı söyleyecek birkaç seçenek klibi önereceğimizi düşündük. Daha fazla oku , ve zaman engelleme Zaman Engelleme - Daha İyi Odaklanma İçin Gizli Silahİş günlerinizi organize etmenin daha verimli bir yolunu mu arıyorsunuz? Zaman Engellemeyi deneyin. Bu zaman yönetimi taktiği, dikkat dağıtıcı unsurları, ertelemeyi ve verimsiz çoklu görevleri körfezde tutarken sizi takip etmenize yardımcı olabilir. Daha fazla oku . Tam Ufuk Planlaması, bu fikirlerin bir kısmının hem toplanması hem de parçalanmasıdır. Newport’un açıklamasını değiştirmeme izin ver.

• Ortasında olduğunuz her proje ya uykudaveya aktif.
• Hareketsiz projeler yoldan çıkarılmalı, ancak düzenli olarak gözden geçirilmelidir.
• Bir proje, aktif durumunda, projenin nasıl tamamlanacağı konusunda ayrıntılı bir plan oluşturulmalıdır.

Planlama söz konusu olduğunda aktif soyutlamalarla uğraşmamalısınız, “doğrudan zamanın kaba fizikselliğiyle” ilgilenmelisiniz. Bu şu anlama gelir:

“Aylık düzeyde, projede hangi haftalarda çalışacağımı biliyorum ve sadece o haftalara geldiğimde plan yapıyorum hangi günler üzerinde çalışacağımı ve sadece belirli günlere geldiğimde hangi saatlerde çalışacağımı anlayabilirim tüketmek."

Bu yaklaşım, daha etkili bir şekilde planlama yapmanızı ve zamanınızdan daha fazla yararlanmanızı sağlayarak fazla işlem yapma olasılığınızı azaltır.

Çok fazla insan hangi görevleri yerine getireceklerini, hangi günlerde, hatta belki de aylarca önceden planlayacaklarını planlıyor. Bu gerçek hayata yer bırakmaz. Sadece birkaç hasta gün veya ek görevlerle, tüm sistem onarılamayabilir.

Bence bir örnek düzenli. Ekran görüntülerini kullanacağım Trello (yazımızı okuyun Trello - İyi Bir Evden Eşsiz, Basit ve Güçlü Proje Yönetim SistemiJoel Spolsky adı sizin için bir şey ifade ediyor mu? Eğer öyleyse, Spolsky’nin en yeni ve en büyük projesini sergilediği için bu yayını okumak isteyeceksiniz. Ve eğer değilse, bunun ... Daha fazla oku ) bu iş akışı sistemini böyle bir platformda nasıl organize edebileceğinizi göstermek için.

Trello Kartını Kur

Bu sistem için Trello'yu kurmanın tek yolu bu değil, ama benim için çalışan bu. Dört "liste" oluşturun.

1. Tüm aktif ve hareketsiz projelerin bir listesi.
2. Önümüzdeki ay ve belirli şeylerin tamamlanması gereken haftalarla başa çıkmanız gerekenlerin bir listesi (buna henüz bilgi eklemeyin).
3. Bu hafta ve hangi günlerde yapmanız gerekenler.
4. Bugün tamamlanması gereken görevlerin bir listesi.

Tüm projelerinizi "Proje" listesine ekledikten sonra, aktif renkli bir "etiket" ile. Ben de bu projelerin ön plana çıkmasını sağlamak için büyük harf kullanıyorum.

Projeye Genel Bakış Yazma

Ardından, aktif projelerinizin ilkini tıklayın ve yapmanız gerekenleri geniş, pratik terimlerle ve kabaca ne zaman yapacağınızla ilgili ayrıntılı bir yorum yazın. Bu örnekte, her projenin birkaç ay sürdüğünü varsayıyorum. Bu, size gerekenleri gerçekten kavramanızı sağlar ve görevleri en iyi nasıl yapılandırabileceğinizi anlamaya başlayabilirsiniz. Bunu aktif projelerinizin her biri için yapın.

Not: Bu, ilk ayrıntı düzeyidir. Bu görevlere henüz belirli haftalar, günler veya saatler atamanıza gerek yoktur.

Bu Ay Planlayın (Ayda Bir)

Bunu her ayın başında yapmayı hedeflemelisiniz. Aktif projelerinizin her biri için az önce yazdığınız yorumlara dayanarak, aşağıdakilerin sonunda tamamlanması gereken şeyleri görebilmelisiniz. bu ay.

Bu kilometre taşlarının her birini bu listede ayrı bir "döşeme" olarak yerleştirin ve bunları ilgili renkle etiketleyin (etkin görevle aynı renkte), böylece görevin hangi projeyle uğraştığını kolayca görebilirsiniz. Şimdi bu ay boyunca hangi haftalarda bu bireysel kilometre taşları üzerinde çalışacağınıza karar verin.

Bu ay birkaç hafta boyunca üzerinde çalışacaksanız, görevi çoğaltmaktan veya alt görevlere ayırmaktan çekinmeyin.

Şimdi, her ayın başında, her bir işin sonunda ne gibi görevler yapmanız gerektiğini kabaca biliyorsunuz hafta. Bu dönüm noktalarından herhangi birini karşılayamazsanız, son projeye kadar projeyi tamamlayabilmeniz için işleri biraz hareket ettirin.

Bu Hafta Planlayın (Haftada Bir)

Pazartesi sabahı ilk iş olarak, önümüzdeki birkaç gün içinde neyle mücadele etmeniz gerektiğini görmek için “Bu Ay” listesindeki ilgili haftaya bakın.

Bu görevlerin her birini "Bu Hafta" listesine sürüklemek için bu zamanı ayırın ve hangisine karar verdiğinize günler Bu öğelere zaman ayıracaksınız.

Yine, görevleri alt görevlere bölmeniz veya çoğaltmanız gerekirse devam edin. Örneğin, geçen haftanın sonunda Çarşamba günü katılacak bir eğitim kursunuz olduğunu öğrendiyseniz, artık programınızı bu konuda kolayca yapılandırabilirsiniz.

Bugün Planlayın (Günde Bir kez)

Her günün başlangıcında, aşağıdaki görevlere göre 10-15 dakika planlama yapın Bu hafta bu dönüm noktalarına ulaştığınızdan emin olmak için zamanınızı nasıl harcayacağınız. Bu yüzden, tekrar, ilgili öğeleri Bu hafta listeye Bugün liste.

Ayrıntı düzeyinin bu aşamasında, işler hızlı bir şekilde değişebilir, bu nedenle bunu aklınızda bulundurun ve planınızı bu dikkat dağıtıcı unsurlara göre değiştirmeye hazır olun. Ancak kasıtlı olarak belirli zaman bloklarını bir kenara bırakarak ve programa olabildiğince bağlı kalmak için öz disipline sahip olarak, tamamlanması gerekenleri tamamlama olasılığınız daha yüksektir.

Yukarıdaki örnekte, toplantılar, çağrılar ve e-postalara yanıt verme de dahil olmak üzere tüm iş gününün planlandığını görebilirsiniz. Temel görev iki ayrı zaman dilimine ayrılmıştır.

Her günün sonunda, Bugün liste. Her haftanın sonunda, Bu hafta liste. Ve her ayın sonunda, Bu ay yazın ve projelerinizi gözden geçirerek tekrar başlayın.

Bunu Alışkanlık Yapmak

Umarım görebileceğiniz gibi, bu, çeşitli nispeten karmaşık projeleri takip edenler için oluşturulmuş bir sistemdir. Kendilerini önceden belirlenmiş bir rutine kilitlemeden ve haftalar hatta aylar önceden belirlenmiş bir programa kilitlemeden birkaç son tarihe uyması gereken insanlar içindir.

Birkaç hafta boyunca bu rutinin üstesinden geldikten sonra, bunun sizin için olup olmadığını hızlı bir şekilde öğreneceksiniz. Bu sistemi beğendiyseniz, bu zaman çerçevesi sistemi yukarıda belirtildiği gibi düzenlemeniz için yeterli olmalıdır, bu nedenle özel ihtiyaçlarınız için verimli bir şekilde çalışır. Ancak o zaman bir alışkanlık olarak batar.

Diğer Ayarlar

Fiziksel Defterler

Trello'yu kullanmak istemiyorsanız veya bu sistemi başka bir ortamda kullanmayı tercih ediyorsanız, birkaç seçenek vardır. Newport kendisi bir seçim kullanır defterler. Fiziksel kalem kullanma ve kağıt aslında daha fazla katkıda bulunabilir 6 Kağıt Neden Katil Verimlilik Uygulamanız Olabilir?Kağıt, üretkenlik için bir bilgisayardan veya bir dokunmatik aygıttan daha güçlü bir araç olabilir ve hemen göz ardı edilmemelidir. İkna olmadınız mı? Kağıdın hala alakalı olmasının altı nedeni: Daha fazla oku üretkenliğinize göre düşünebilirsiniz. Her not defteri farklı bir ayrıntı düzeyini temsil eder: ay, hafta, gün, böylece gerektiğinde ve zamanlandığında programlarındaki değişiklikleri hızlı bir şekilde karalayabilir.

Evernote ve OneNote

Başka bir alternatif, Evernote veya Bir not. Bunu, Newport'un fiziksel not defterlerini kullandığı şekilde ayarlayabilirsiniz. Bir yeni defter OneNote Artık Öncekinden Daha Fazla Özellikle Tamamen ÜcretsizEvernote artık not alma uygulamalarının yönünü yönetmiyor. Microsoft geçtiğimiz günlerde OneNote'un her zamankinden daha ücretsiz olacağını duyurdu. Size bunun özellikler ve işlevsellik açısından ne anlama geldiğini gösterelim. Daha fazla oku ihtiyacınız olan her ayrıntı düzeyi için (aşağıya bakın). Ardından, bunları güncel tutmak için yukarıdaki adımlara benzer adımları izleyin. Bu yaklaşımla ilgili tek sorunum, farklı dizüstü bilgisayarlar arasında ileri ve geri tıklamanın çok fazla olması. Bu nedenle, bilgilerin çoğunun bir bakışta görülebildiği ve çok hareket ettirilebildiği Trello'yu kullanmayı tercih ediyorum kolayca.

Excel

Excel türünde bir kişiyseniz, potansiyel bir çözüm Trello'da oluşturduğumuz düzeni yeniden oluşturmaktır. Bu işe yarıyor, ancak görevleri hareket ettirmek ve sıralarını değiştirmek, hareket etmek için hücreler Excel'de Metin İşlemleriyle Zaman TasarrufuExcel sayılarla sihir yapabilir ve karakterleri eşit derecede iyi işleyebilir. Bu kılavuz, e-tablolardaki metnin nasıl analiz edileceğini, dönüştürüleceğini, değiştirileceğini ve düzenleneceğini göstermektedir. Bu temel bilgiler karmaşık dönüşümler gerçekleştirmenize olanak tanır. Daha fazla oku sürükleyip bırakmak yerine. Bir sayfada daha az bilgi edinmek isterseniz, için her zaman yeni sekmeler oluşturabilirsiniz Projeler, Bu Ay, Bu Hafta, ve Bugün.

FHP Sizin İçin Çalışabilir mi?

Full Horizon Planning, gerçekten tahmin edemeyeceğiniz veya kontrol edemediğiniz zamanlamaları taahhüt etmenize gerek kalmadan birden fazla projeyi yönetebileceğiniz anlamına gelen bir iş akışı sistemidir.

Bu “sistemin zihinsel enerjiye son teslim tarihinden son teslim olmaktan daha açık bir yatırım gerektirdiğinden şüphe yok ve kesinlikle her türlü iş için işe yaramaz”. Ancak Newport’un akademi, bloglama ve yazarlık alanındaki önemli verimliliğine önemli bir katkı sağladı. yakılmak Programlama Tükenmişliği: Kayıp Motivasyonunuzu Nasıl Geri KazanırsınızTüm bu kod satırlarını yazmak fiziksel ve duygusal olarak drene olabilir. Geri almak için ihtiyacınız olan tek şey motivasyonun geri kazanılabileceği bilincidir. Daha fazla oku .

Bunun kullanabileceğiniz bir iş akışı sistemi olduğunu düşünüyor musunuz? Kendi kariyerinize nasıl adapte etmek istersiniz? Yoksa var mı daha etkin çalışan sistem 3 Grev Sistemi: Yapılacaklar Listenize Nasıl Öncelik Verilir?Yapılacaklar listenizi gözden geçirmiyor musunuz? Sorun üretkenliğiniz olmayabilir, sadece öncelikleriniz olabilir. Yapılacaklar listesine nasıl öncelik verileceğini öğrenelim ve işleri halledelim. Daha fazla oku senin için?

İmaj Kredisi: bitkin bir iş kadını Piotr Marcinski tarafından Shutterstock üzerinden, 40+235 yorum yapan: Bark via Flickr