Mükemmel Toplantı Planı (Şablonlar Dahil)

İlan

Hiç iş yerinde bir toplantı isteği aldınız mı ve sadece kafanızı çizdiniz mi? Toplantının tam olarak ne hakkında olduğunu, neyin tartışılacağını ve belki de neden davet edildiğinizi merak ediyorsunuz. Bir ipucu umut eden diğer davetlilere bakıyorsunuz, ama yine de clueless.

Bazıları belirsiz bir toplantı daveti alırsanız, sadece reddetmeniz gerektiğini söyler. Şimdi, buna katılıp katılmamanız, koordinatörseniz, kaşıyıcıların sadece şaşkın oldukları için düşme riskine değer mi?

Biraz öngörü ve doğru araçlarla şunları yapabilirsiniz: toplantı hedefinizin net olduğundan emin olun Verimsiz Toplantılardan Bıktınız mı? Bu 8 Kuralları Patronunuza GönderinBir toplantı iyi organize edilmişse, verimliliği, amaç duygusunu ve moralini artıramaz. Etkili toplantılar için uyulması gereken bazı kurallar. Daha fazla oku ve belirsiz bir toplantı isteği nedeniyle katılımcıların düşme riskini azaltmak.

5 W ile İleride Planlayın

Toplantı isteğini gelişigüzel göndermeden önce, kim, ne, ne zaman, nerede ve nedenini kullanarak düşünün.

1. Kimi Davet Etmeli

Çoğu zaman, insanlar çok fazla katılımcı veya yalnızca yanlış olanları içeren toplantı davetiyeleri gönderir. Bu soruları cevaplamak için ayak işinizi önceden yapın:

• Kim meli davet edilsin mi?
• Kim gerekli tartışmaya?
• Kim vardır amaç için gerekli bilgi?

Sadece willy-nilly herkesi davet etmeyin Toplantılar Hakkındaki Gerçek - ÇirkinToplantı verimli olmalı, değil mi? Daha fazla oku çünkü emin değilsiniz.

2. Toplantı Neyle İlgili?

Bu, planlamanızın en önemli parçasıdır. Toplantının tam olarak ne olduğunu, hedefin ne olduğunu ve beklenen sonucun ne olması gerektiğini düşünün. Toplantının noktasını kendiniz belirleyemiyorsanız, muhtemelen erken.

3. Toplantı Ne Zaman Gerçekleşecek

Küçük bir ofis ortamında çalışıyorsanız bu önemli bir parça gibi görünmeyebilir. Ancak daha büyük şirketler veya daha büyük toplantılar için bu çok önemlidir. Uzaktaki katılımcılarınız var mı, farklı bir saat diliminde mi oturuyorlar ve diğerleriyle aynı saatlerde mi çalışıyorlar?

Emin olun herkes için erişilebilir bir zaman seçin 10 Akıllı Google Takvim İpucu ile Aşırı Zamanlama Stresinden KaçınınBir takvimi kullanarak stres atmanın sırrı basittir: İhtiyacınız olmayan şeyleri kesin, sevdiğiniz şeylere zaman ayırın ve hepsini düzenli tutun. Bu on ipucunu kullanın. Daha fazla oku .

4. Toplantının Nerede Gerçekleştirileceği

Bu, tesis dışında katılımcılarınız varsa toplantınızı planlarken de önemlidir. Konferans görüşmesi gerekecek mi? Meli bir web toplantısı Bir Sonraki Çevrimiçi Toplantınız için GoToMeeting İpuçlarıGoToMeeting, çevrimiçi toplantılarınızı başarılı hale getirmenize yardımcı olabilir. En fazla üç katılımcı için ücretsizdir. Kayıtlı toplantıları nasıl ayarlayacağınızı, katılacağınızı ve hazırlayacağınızı gösteriyoruz. Daha fazla oku planlanmalı mı? Yoksa sadece bir konferans salonu rezerve etmeniz mi gerekiyor? Katılmayı beklediğinizleri ağırlamak için önceden düşünmeyi unutmayın.

5. Toplantı Neden Gereklidir

Bu, Ne sorusu kadar önemlidir. Neden toplantı gerekli mi? Amaç bir oda dolusu insan olmadan çözülebilir mi? Cevabı biraz araştırma yapabilir mi? Toplantıyı bu noktada yapacak kadar bilginiz var mı?

Unutmayın, toplantılar zaman alan herkesin görevlerinden uzaktır. Yapmak istediğiniz son şey katılımcıların zamanını boşa harcamak Android için MinutesPad ile zaman kaybetmeyi bırakın ve verimli toplantılar yapmaya başlayınVerimsiz zaman battığından toplantılar kötü bir rap yapar. Bu şekilde olmak zorunda değil: Henüz verimli bir toplantı için umut olabileceği ortaya çıktı. Daha fazla oku .

Toplantı Gündemini Oluşturun

Şimdi beş W cevapladınız, bunları toplantı daveti ve gündem üzerinde çalışmak için kullanın. Ve evet, çeşitli nedenlerden dolayı neredeyse her zaman bir toplantı gündemi gereklidir.

Toplantı gündemi katılımcıların:

• Toplantının amacını ve amacını bilir.
• Tartışma noktalarını görün ve kendi bölümleri için önceden planlama yapabilir veya soru hazırlayabilirsiniz.
• Toplantının sonunda neler beklendiğini veya toplantının neyi çözmesi gerektiğini görün.
• Toplantı boyunca takip edin ve yolda kalın.

Şablonla Başlayın

Gündeminizi oluşturmanın en iyi yolu bir şablonla başlamaktır. Bu sadece size zaman kazandırmakla kalmaz, ayrıntılar için ihtiyacınız olan taslağı da içerir. İşte için birkaç seçenek toplantı gündemi şablonları Microsoft Word için 15 Ücretsiz Toplantı Gündemi ŞablonuMicrosoft Word için bu ücretsiz toplantı gündemi şablonları, her tür toplantı için harika bir başlangıç ​​yapmanızı sağlayabilir. Daha fazla oku Microsoft Word'e göz atabilirsiniz. Herhangi bir toplantı türü veya boyutu için yeterince esnektir.

Bu gündem şablonu çünkü iyi biçimlendirilmiş toplantı dakikaları şablonu içerir. Bir indirme ile her ikisini de elde edersiniz. Güzel bir masa düzeni ile herkes hedef, katılımcı listesi ve konuların gündemini açıkça görebilir. Başka bir yararlı bölüm, katılımcıların toplantıya ne getirmesi gerektiğini gösterir, bu da genellikle unutulmuş bir parçadır.

Bu sonraki gündem şablonu iyi bir seçenektir. Diğeri gibi, hedefi, gündem konularını ve önceki eylem öğelerini kolayca görebilirsiniz. Ancak toplantı sırasında not alabileceğiniz yeni eylem öğelerinin yanı sıra notlar için bir alan da içerir.

İşte bir şablon daha buna bakmak temiz ve açıktır. Gösterilen ilk gibi, okunması kolay bölümleri olan temel bir tablo formatına sahiptir. Ayrıca, katılımcıların toplantıya ne getirmeleri gerektiğine dair alan sunar.

Etkili Bir Gündem Nasıl Hazırlanır

Toplantı gündemi şablonuna karar verdikten sonra, etkin bir şekilde tamamlamanız önemlidir. Açık, net olun ve hiçbir şeyi yoruma açık bırakmak için elinizden gelenin en iyisini yapın. Katılımcı bölümü en basit parçadır, ancak diğerleri iyi bir şekilde iletilmelidir.

Toplantı Amacı

Bu, toplantının basit bir ila iki cümle (en fazla) hedefi olmalıdır. Bu, Ne Kendinize soracağınızı sorun. Örneğin, toplantınızın yeni web sitesi için üç kullanıcı arayüzü düzen seçeneğini gözden geçirmek olduğunu varsayalım.

Hedefiniz “yeni web sitesi hakkında konuşmak” gibi bir şey değil tam olarak bunu belirtmelidir. İkincisi belirsizdir, web sitesinin tartışılacak kısmını kesin olarak belirlemez ve genellikle belirsizdir.

Toplantı Gündemi Konuları

Burada tartışmak istediğiniz her bir kısmı listeleyeceksiniz. Yine, bu bir konuyu ele alması beklenenlerin hazırlanabilmesi için açık olmalıdır.

Yukarıdaki örneği kullanarak, web geliştiricisi Bill'in artılarını, eksilerini ve üç düzen seçeneğini sunması bekleniyorsa, bunu söyleyin. Sadece belirtmeyin: düzenler hakkında konuşun. Bill tam olarak neyi tartışmak istediğinizi bilecek mi? Eğer söylerseniz, o söyleyecektir.

Getirilecek Öğeler

Katılımcılarınızın bilgi, malzeme, resim veya herhangi bir şey sağlamasını bekliyorsanız, bu bölümü kullanın. Bunu sadece bir katılımcının umduğunuz şeyi sağlayacağını gösterdiği için varsaymayın.

Bill ile olan örneğimiz için, gündem konusunda net bir şekilde açıktınız, ki bu mükemmel. Bununla birlikte, bu düzenlerin resimleriyle birlikte her düzen için artılarını ve eksilerini içeren bir liste getirdiğinden emin olmak için, gündemin uygun bölümüne ekleyin.

Önceden Öğeleri Sağlayın

Mümkünse, gönderirken gündemi toplantı isteğine ekleyin. Bu, toplantı zamanı geldiğinde katılımcılarınızın kullanışlı olmasını sağlar ve ne bekleyeceklerini tam olarak bilmelerini sağlar. Son dakika toplantısı planlıyorsanız bu daha da önemlidir.

Toplantı isteğini önceden gönderirseniz, gündemi beklemeyi tercih edebilirsiniz. Devam eden bir çalışma olabilir veya daha fazla ayrıntı bekleyebilirsiniz. Bu durumda, toplantı hedefini, konuların kısa bir özetini ve isteği getirmek için ön öğeleri eklediğinizden emin olun.

Ardından, resmi gündemin gönderileceğini belirtin X toplantıdan en az üç gün önce olması gereken tarih. Yapabiliyorsanız, aynı zamanda akıllıca bir fikirdir. gündemin kopyalarını yazdır Microsoft Office Belgelerini Doğru Şekilde YazdırmaBelgeleri tam olarak istediğiniz şekilde yazdırmak bazen imkansız gibi görünüyor mu? Yardımcı olabiliriz! Size tüm yazdırma seçeneklerinizi gösterir ve mükemmel yazdırılmış belgeler için doğru ayarları seçmenize yardımcı oluruz. Daha fazla oku ve onları toplantıya getirin. Kendilerini daima unutmuş bir katılımcı var gibi görünüyor.

Toplantı Tutanağını Yakalamaya Hazırlanma

Bu planı şimdiye kadar izlediyseniz, toplantınız çoktan başlamış demektir. Ama önceden yapmanız gereken bir şey daha var. Toplantı tutanaklarını yakalamaya hazırlanın.

Burada yine bir şablon kullanmak idealdir. Bunları yazdırabilirsiniz Microsoft Word şablonu seçenekleri Profesyoneller için En İyi 12 Toplantı Tutanağı ŞablonuToplantı formatı tutanakları esas alır. MOM biçimini hızlı bir şekilde uygulamak için bu toplantı tutanak şablonlarından birini kullanın. Daha fazla oku el yazısı yazmayı veya varsa dijital cihazınızda kullanmayı tercih ederseniz.

Microsoft Word içinde bulabileceğiniz bu şablon, her gündem konusunu genişlettiği için müthiş bir seçenektir. Her madde için tartışma konularına, sonuçlara, eylem maddelerine, sorumlu taraflara ve her konuya özgü son teslim tarihlerine ilişkin notlar ekleyebilirsiniz.

Tartışma noktalarını ayrıntılandırmayan bir toplantı tutanağı şablonu tercih ederseniz, bu sağlam bir seçenektir. Gerçekte tartışılan, kimin tarafından ve ne kadar süreyle gündeme getirildiği gündem maddelerini sıralayabilirsiniz. Daha sonra, alınan kararları ve sorumlu taraflarla ve işlem tarihleriyle yeni eylem öğelerini not edebilirsiniz.

İyi not al

Bir toplantı sırasında hepimizin not almanın bir yolu var. Ancak koordinatörseniz, kesinlikle güçlü notlar almalısınız. Bir notu yazmaktan daha sonra bakmak ve ne söylediklerini veya araçlarını merak etmek daha kötü bir şey yoktur.

Toplantı sırasında mümkün olduğunca çok fotoğraf çekin ve ertelemeden önce gözden geçirin. Tartışılanları, kararlaştırılan her şeyi ve en önemlisi yeni eylem öğelerini gözden geçirmelisiniz. Katılımcıların yanı sıra sizin için bir inceleme olarak bunu kısaca gözden geçirin. Eksik veya yanlış bir şey varsa, herkes odadan çıkmadan önce öğrenmek en iyisidir.

İleri Git ve Buluş

Sizi sağlamak için kesin veya olumlu bir yol olmayabilir. etkili bir toplantı yapmak Toplantıları Takipte ve Yararlı Tutmak için 3 Ücretsiz Şablonİyi yapılandırılmış bir şablonla toplantılarınızı daha iyi hale getirin. Burada, etkili bir sonuç için toplantılarınızı hazırlamak, kaydetmek ve yeniden özetlemek için ücretsiz toplantı şablonları gösteririz. Daha fazla oku , bu plan sizi yolunuza çıkarabilir. Kendinizi hazırlamak için elinizden geleni yapın ve katılımcıların vaktinden önce.

Bir toplantı planlamak için hangi ipuçlarınız var? Koordinatör olarak yardımcı olan bir şey var mı? Aşağıdaki yorumlarda önerilerinizi bize bildirin!